Wanneer iemand een bedrijf verlaat, hoe dan om te gaan met e-mail die (nog) op het professionele e-mailadres terechtkomt?
In een recent gepubliceerde beslissing heeft de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) een praktisch standpunt ingenomen over het beheer van mailboxen van voormalig personeel. Met als gevolg dat veel organisaties hun processen zullen moeten heroverwegen.
Boete
In het door de GBA onderzochte geval ging het om een familiebedrijf waar de ceo abrupt werd ontslagen, en anderen volgden. Waarna alleen nog hun professionele e-mailadressen in gebruik bleven. In het geval van de ceo was dat meer dan tweeëneenhalf jaar na zijn vertrek nog het geval.
Als gevolg daarvan eiste de voormalige ceo dat het gebruik van deze e-mailadressen werd stopgezet, waarbij de GBA het betreffende bedrijf een boete van 15.000 euro oplegde. De boete hield er rekening mee dat het een relatief klein bedrijf betrof, met iets meer dan tien medewerkers.
Hoe snel mailbox afsluiten?
De zaak is interessant omdat het bedrijven, en hun it-afdeling, een bepaalde procedure doet afdwingen. Zo raadt de GBA werkgevers aan de mailbox van een werknemer – die zijn functie heeft verlaten – zo snel mogelijk te blokkeren.
Parallel wordt gevraagd om een automatisch bericht in te stellen zodat alle toekomstige verzenders op de hoogte worden gebracht van het afscheid van de werknemer, en dit gedurende een redelijke periode (meestal één maand). Na deze periode wordt de mailbox idealiter verwijderd.
Doorsturen e-mails?
In geen geval kan het professionele e-mailadres op naam van een voormalige werknemer worden gebruikt. Dat deze mailboxen nog steeds bestaan zonder enige kennisgeving aan de afzenders kan het namelijk mogelijk maken om (zonder medeweten van de afzenders) persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken.
Ook het eenvoudig doorsturen van e-mails naar anderen raadt de GBA af, omdat in dat geval de afzenders niet op de hoogte worden gebracht. Bovendien krijgt de nieuwe ontvanger dan mogelijk potentieel gevoelige privé-informatie. Ook al is het effectief doorsturen van e-mails van ontslagen medewerkers iets wat in de praktijk nog her en der opduikt in het bedrijfsleven.
