We werken met zijn allen digitaler, maar nog steeds worden heel wat bedrijven bedolven onder papierwerk en dossiers. Daar heeft de startup Toolmaster de oplossing voor. Het bedrijf heeft zich verdiept in het verbetering van de werking bij dienstverleners die grote aantallen dossiers, mails en mappen moeten opvolgen en vervolledigen. Hoe Toolmaster deze papierberg wegwerkt? We vroegen het founder Anthony Bafort.
Heel wat sectoren en bedrijven kampen nog met flink wat administratie en dossiers. ‘Dossiers, mails, updates over eerdere stukken: heel wat bedrijven verdrinken’, geeft Bafort aan. ‘Bij Toolmaster besloten we dan ook dit probleem aan te pakken, door een slimme oplossing te ontwikkelen dat elk dienstenbedrijf kan gebruiken. De klanten variëren van studiebureaus, tot notariskantoren, tot loopbaanbegeleiders en ga zo maar door … want allemaal worden ze met honderden dossiers per jaar geconfronteerd.’
Toolmaster is dossiermanagement-software die eenvoudig en efficiënt management mogelijk maakt. De software ordent projecten in een mappenstructuur en tools maken het mogelijk om stavingsdocumenten op te vragen, te mailen, de facturatie te regelen, planningen te maken en om automatisch rapporten en overzichten op te stellen. ‘Vergelijk ons dus gerust een beetje met WordPress, waar ook ontelbare plugins of tools voor bestaan, maar dan voor dossierbeheer’, geeft Bafort mee.
Opschalen
Na maanden de software te ontwikkelen is het bedrijf nu goed een jaar commercieel actief. ‘We hebben zelf de startup uit de grond gestampt en gefinancierd. De meeste betalende klanten zijn momenteel actief in de bouwsector (weliswaar niet voor de werf en de arbeiders te organiseren, maar voor het dossierwerk van de bedienden), waar Toolmaster ondertussen een aantal aardige referenties kan voorleggen.’
De startup os nog enkel in België actief, maar ziet geen belemmeringen om ook in buitenland door te breken. ‘De eerste stap is nu alvast het commerciële apparaat verder uit te bouwen. De software werkt, nu komt het erop aan deze uit te rollen.’
Ze zijn alvast ambitieus. ‘We zijn op dit moment bezig met uit te breiden in meerdere sectoren, zo hopen we binnen nu en een jaar het aantal klanten te verviervoudigen onder andere door ons product te laten doordringen in meerdere sectoren. Zo creëren we use cases die onze groei moeten versnellen. We hebben momenteel bedrijven uit verschillende sectoren die aan het testen zijn. Maar we zoeken er nog meer.’
Kinderziektes
Uiteraard gaat de opgang van de startup met enkele kleine kinderziektes gepaard. ‘Af en toe botsen we nog op een bug en we kenden de traditionele opstartproblemen. Maar de grootste hinderpaal is het feit dat we een jong bedrijf zijn. Daar is niets cools aan als je bedrijven wilt overtuigen. Bedrijven werken graag met gevestigde waarden. Eens we een bepaalde schaalgrootte hebben bereikt, ben ik ervan overtuigd dat de sales enkel makkelijker zal gaan’, werpt de founder een blik op de toekomst.
Bij Toolmaster gaan ze er prat op, één van de weinig spelers te zijn met een totaaloplossing. ‘De plugins maken het mogelijk om heel veel zaken aan te pakken en te centraliseren. We werken in de cloud en hebben alles van scratch zelf ontwikkeld. Onze klanten winnen heel wat tijd, gaan efficiënter te werk en kunnen honderden dossiers tegelijkertijd verwerken. We werken op basis van een maandelijkse fee, gefactureerd op het aantal dossiers dat in de software verwerkt wordt. ‘Ik ben er zeker van dat we met de tool Toolmaster veel bedrijven kunnen helpen, nu is het aan ons om hen te overtuigen.’
