In veel kantoren staat wel ergens een printer waar dagelijks vertrouwelijke documenten worden afgedrukt. Denk aan offertes, personeelsgegevens, juridische stukken of strategische plannen: ze worden allemaal via dezelfde printer afgedrukt. Toch staan maar weinig organisaties stil bij de vraag hoe veilig zo’n printer eigenlijk is. Printen lijkt onschuldig, maar kan een privacyrisico vormen.
Gevoelige documenten onbeheerd op de printer
Een van de meest voorkomende privacyrisico’s is het onbeheerd laten liggen van documenten die geprint zijn. Het komt geregeld voor dat mensen hun documenten uitprinten en dan pas later ophalen. Of ze vergeten het zelfs helemaal. Iedereen die langsloop, kan meekijken of het document zelfs meenemen. In organisaties waar met persoonsgegevens wordt gewerkt, kan dit grote problemen vormen.
De gevaren van netwerkprinters
Moderne printers zijn een soort kleine computers die verbonden zijn met het netwerk van het bedrijf. Ze beschikken over geheugen, software en vaak ook over een harde schijf. Op die schijf worden documenten vaak tijdelijk opgeslagen.
Zonder goede beveiliging kunnen anderen toegang krijgen tot het netwerk en zo ook tot de printopdrachten. Vooral in organisaties met gevoelige informatie kan dat een risico vormen.
Printopdrachten in de wachtrij
Veel printers van Konica Minolta beschikken tegenwoordig over de mogelijkheid om printopdrachten in de wachtrij te plaatsen. Er kan dan pas geprint worden als de gebruiker zich identificeert met een pincode, pasje of code. Dit zorgt ervoor dat documenten pas geprint worden als de afzender bij de printer staat. Dit is een eenvoudige manier om de privacy goed te beschermen.
Documenten blijven achter in de printergeschiedenis
Wat mensen niet altijd weten, is dat printers een logboek bijhouden van de opdrachten die verwerkt worden. Soms worden delen van documenten tijdelijk opgeslagen. Zonder dit regelmatig op te schonen en te beveiligen, kan deze informatie beschikbaar zijn voor onbevoegden. Dit geldt vooral voor apparaten die ook scannen, kopiëren en e-mailen. Wordt zo’n apparaat vervangen zonder de interne opslag te wissen? Dan kunnen oude documenten in verkeerde handen vallen.
Bewustwording en beleid
Veilig printen begint met bewustwording. Organisaties doen er daarom goed aan om duidelijke richtlijnen op te stellen over de omgang met geprinte documenten. Ook het gebruik van beveiligde printfuncties en het vernietigen van gevoelige papieren kan hierin meegenomen worden. Daarnaast is het belangrijk dat er wordt gekozen voor goede printers, zoals professionele A3 printers.
Niet alleen een verantwoordelijkheid voor de IT
Ondanks dat IT-afdelingen verantwoordelijk zijn voor de technische kant van het beveiligen van printers, ligt er ook een rol bij andere mensen. Denk aan hr, facilitair en teamleiders. Een beveiligingsbeleid is effectief als het door iedereen in de organisatie wordt toegepast.