Een groeiend deel van de bedrijven in de Benelux en Europa krijgt te maken met klanten die te laat betalen. Billogram en Coeo kondigen vandaag een strategisch partnerschap aan om facturatie, betalingsherinneringen en incasso door klanten als één doorlopend proces te ervaren. Het partnerschap start in de Benelux, DACH en Scandinavië.
De meeste bedrijven behandelen de aanmaning nog als een administratieve formaliteit. Billogram en coeo stellen dat het moment waarop een betaling uitblijft, een van de meest bepalende momenten in een klantrelatie is.”Bedrijven hebben een helder plan voor hoe ze een klant binnenhalen. Veel minder bedrijven hebben een plan voor wat er gebeurt als diezelfde klant een betaling mist,” zegt Jonas Suijkerbuijk, oprichter en CEO van Billogram.
Glenn Portier, CCO en Managing Director van coeo Nederland en België, herkent hetzelfde patroon vanuit het debiteurenbeheer: “De vraag is niet óf bedrijven te maken krijgen met betalingsproblemen, dat zullen ze altijd. De vraag is hoe ze ermee omgaan. Een transparante, ondersteunende aanpak houdt de relatie intact. Een onpersoonlijke, geautomatiseerde aanmaningsketen vaak niet.”
Recovery rate alleen is niet meer genoeg
Het succes van debiteurenbeheer werd lange tijd gemeten aan één KPI: hoeveel van de openstaande schuld wordt teruggevorderd. Billogram en coeo betogen dat deze maatstaf alleen een onvolledig beeld geeft.
Uit een consumentenonderzoek in opdracht van Billogram in 2024 bleek dat één op de vijf consumenten een contract had opgezegd na het ontvangen van een betalingsherinnering. De factuur was geïncasseerd, maar de klant was weg.
“Een openstaande vordering is niet automatisch het grootste risico voor een bedrijf,” zegt Portier. “Het verlies van een langdurige klant kost vaak aanzienlijk meer. Die berekening wordt zelden gemaakt en dat is precies waar het misgaat.”
Niet elke betalingsachterstand wijst op onwil. Sommige klanten vergeten een factuur. Anderen staan tijdelijk onder financiële druk en hebben meer tijd nodig, of een flexibele regeling. Hoe een bedrijf op dat moment reageert, bepaalt of de relatie voortduurt.
Eén proces, niet drie systemen
Ondanks de toename van betalingsachterstanden geeft het merendeel van de bedrijven in de Benelux klanten nog altijd uitstel van betaling. Dat weerspiegelt een commercieel instinct, maar het onderliggende proces sluit daar vaak niet op aan.
Veel bedrijven gebruiken aparte systemen en leveranciers voor facturatie, aanmaningsbeheer en incasso. Klanten komen in contact met wisselende aanspreekpunten en verschillende communicatiekanalen. Juist op het moment dat duidelijkheid het meest telt, werkt die versnippering tegen hen.
Billogram digitaliseert terugkerende facturatie- en betaalprocessen en ondersteunt bedrijven bij het handelen vóórdat een wanbetaling optreedt, via transparante communicatie en laagdrempelige digitale betaalopties. Coeo brengt zijn expertise in debiteurenbeheer en incasso in, inclusief het cAI-platform dat per dossier het juiste kanaal, de juiste timing en de juiste toon bepaalt.
“Klanten maken geen onderscheid tussen een factuur, een herinnering en een incassobrief,” zegt Suijkerbuijk. “Ze houden de dienstverlener verantwoordelijk voor de hele ervaring. Dat betekent dat die ervaring consistent moet zijn, van de eerste factuur tot de laatste afwikkeling.”
Een nieuwe KPI voor debiteurenbeheer
Het partnerschap tussen Billogram en coeo wordt in eerste instantie uitgerold in België, Nederland, Duitsland, Oostenrijk en de Scandinavische landen, als onderdeel van de bredere Europese groeistrategie van beide bedrijven.
De ambitie is om een maatstaf die lang ontbrak in debiteurenbeheer een vaste plek te geven in de manier waarop succes wordt gemeten: hoeveel klanten zijn er nog ná een betalingsverstoring?
“Succesvol debiteurenbeheer wordt niet langer uitsluitend gemeten aan hoeveel geld er wordt teruggevorderd,” zegt Portier. “De vraag die er net zo veel toe doet, is: hoeveel klanten zijn er daarna nog? Bedrijven die beide in het oog houden, komen er beter uit.”
Meer lezen