Terwijl IT-afdelingen in Utrecht volop bezig zijn met cloudmigraties, AVG-compliance en de uitrol van NIS2-maatregelen, ligt er in archiefkasten en serverruimtes nog een ander probleem te wachten.
Gemeenten, erfgoedinstellingen en bedrijven in de regio hebben nog steeds dozen met 8mm films, videobanden en microfiches liggen die nooit zijn opgenomen in een digitaliseringsstrategie. Dat materiaal vervalt fysiek, terwijl de data erin vaak onvervangbaar is. Waar serverruimtes worden voorzien van redundante opslag, uitwijklocaties en uitgebreide monitoring, blijft het analoge restarchief vaak buiten beeld van diezelfde zorgvuldigheid. Dat is opmerkelijk, want de inhoud van die archieven is in veel gevallen net zo waardevol, en soms zelfs unieker, dan de digitale bestanden die wel dagelijks worden beheerd.
Analoge archieven zijn een blinde vlek in digitaliseringsstrategie
Veel organisaties in de Utrechtse regio hebben hun digitale infrastructuur de afgelopen jaren grondig op orde gebracht, maar vergeten daarbij het analoge restarchief. Branchecijfers uit de erfgoedsector laten zien dat een aanzienlijk deel van de Nederlandse archiefinstellingen nog analoog beeldmateriaal beheert zonder concrete digitaliseringsplanning. Voor IT-managers betekent dit een onzichtbaar risico, want zonder digitale kopie is er geen back-up, geen doorzoekbaarheid en geen mogelijkheid om het materiaal te koppelen aan een document management systeem. Dit probleem wordt groter naarmate de tijd verstrijkt: magnetische dragers verliezen geleidelijk hun signaalkwaliteit, filmrollen raken aangetast door chemische afbraak en de apparatuur die nodig is om deze dragers af te spelen, wordt steeds schaarser en duurder in onderhoud.
Dat raakt ook aan compliance. Onder de AVG moet persoonsgegevens op elke drager, ook analoge film, traceerbaar en beheersbaar zijn. Een filmrol die ergens in een kelder ligt, valt buiten elk data-governance-proces, wat in de praktijk betekent dat organisaties niet kunnen aantonen wie toegang heeft gehad tot de inhoud, of er gevoelige informatie op staat en of verwijdering ooit mogelijk is geweest. Juist omdat NIS2 steeds strengere eisen stelt aan risicobeheer binnen de hele informatieketen, zou het analoge restarchief standaard onderdeel moeten zijn van elke audit. In de praktijk wordt dit echter zelden meegenomen, simpelweg omdat IT-teams deze dragers niet als onderdeel van hun eigen systeemlandschap beschouwen.
Daar komt bij dat veel archiefbeheerders niet goed weten welke risico’s specifiek aan analoge dragers kleven. Anders dan bij digitale bestanden, waar schade zich vaak in één keer voordoet door bijvoorbeeld een systeemfout, is het verval van analoog materiaal sluipend en onomkeerbaar. Een videoband die vandaag nog afspeelbaar is, kan over enkele jaren al onherstelbaar beschadigd zijn door vochtschade, schimmelvorming of het simpelweg uiteenvallen van de drager zelf. Voor organisaties die verantwoordelijk zijn voor cultureel erfgoed, historische gemeentearchieven of bedrijfsdocumentatie, betekent uitstel dus een reëel risico op permanent informatieverlies.
Het ontbreken van een centraal overzicht maakt het probleem nog lastiger te signaleren. Veel instellingen weten niet precies hoeveel analoog materiaal ze nog bezitten, laat staan in welke staat dit verkeert. Zonder inventarisatie is prioritering onmogelijk, en zonder prioritering blijft digitalisering vaak steken bij losse, ad-hoc initiatieven in plaats van een gestructureerde aanpak die aansluit bij de rest van de IT-strategie. Op 8mm film digitaliseren lees je er meer over.
