Aanpakken rot-data essentieel voor groene toekomst

De coronacrisis zorgde op wereldwijd niveau voor een ongekende reset van ons leven. Werknemers werden plotseling gedwongen om vanuit huis te werken en groepsactiviteiten waren verboden. Bedrijven moesten snel hun werknemers toegang bieden tot bedrijfssystemen vanuit andere locaties dan de relatief veilige kantooromgeving. Dit bracht een toename van het internetverkeer en dataverbruik op gang.

Nu de pandemie ten einde lijkt te komen, willen veel werknemers de hybride vorm van werken behouden. Zo bleek uit een recente enquête dat bijna twintig procent van alle respondenten in 2022 vijf dagen per week wil thuiswerken. Door deze nieuwe werkcultuur zal het dataverbruik hoogstwaarschijnlijk nooit meer terugkeren naar de niveaus van voor de pandemie.

Deze toename in dataverbruik kan leiden tot problemen. Al deze data moeten worden opgeslagen, onderhouden en beschermd. En al die taken gaan gepaard met energieverbruik, waarbij aangetekend dat een groot deel van onze stroom nog altijd gegenereerd wordt met behulp van fossiele brandstoffen. Wat kunnen bedrijven doen om hun opslag, onderhoudt en bescherming van data te verduurzamen?

Redundant, obsolete & trivial

In de huidige digitale economie is het onmogelijk om zaken te doen zonder data. Er zijn echter manieren om de hoeveelheid geproduceerde en opgeslagen data te verminderen. Minder data betekent vaak ook dat er minder tijd en energie opgaat aan databeheer.

Volgens de laatste cijfers was het stroomverbruik door datacenters in 2020 goed voor circa een procent van de wereldwijde energievraag. Dit komt het neer op zo’n tweehonderd tot 250 TWh. Volgens de meest pessimistische scenario’s groeit dit in 2030 uit tot achtduizend TWh als we onze levensstijl en bedrijfsprocessen niet ingrijpend veranderen.

Een belangrijke stap waarmee bedrijven direct van start kunnen, gaan is het reduceren van de hoeveelheid overbodige, verouderde en triviale (redundant, obsolete & trivial, oftewel rot) data die zij opslaan. Simpel gesteld gaat het om data die niet essentieel zijn voor de bedrijfsvoering. Dit kan gaan om alles van back-ups van irrelevante data tot persoonlijke bestanden en documenten die gebruikers eigenlijk op privésystemen hadden moeten opslaan. Omdat rot-data slechts zelden nodig is, wordt die meestal in een secundair datacenter opgeslagen. En daar draagt deze onnodige data bij aan 24/7 energieverbruik.

Prullenbak

Het reduceren van rot-data is niet zo eenvoudig als het naar de prullenbak verwijzen van bestanden. Het is van cruciaal belang om te voorkomen dat belangrijke data of back-ups daarvan per ongeluk worden verwijderd. Daarom vraagt dit proces om samenwerking op alle niveaus binnen de organisatie. De directie moet het initiatief aansturen, en er is voortdurende input nodig van archiveringsteams, juridische teams, compliance-teams, hr-teams en natuurlijk de it-afdeling. Bedrijven zullen hier het meeste succes mee boeken als ze gebruikmaken van intelligente oplossingen voor databeheer. Deze kunnen de it-afdeling helpen om overzicht te houden op de volledige levenscyclus van data en daarmee een ophoping van rot-data voorkomen.

De belangrijkste vragen die bedrijven zichzelf moeten stellen zijn:

• Moeten deze data worden bewaard?
• Zo ja, hoelang moeten die data worden bewaard?
• Waar moeten de data worden opgeslagen om ze eenvoudig toegankelijk te maken?
• Wat moet er gebeuren met data die niet hoeft te worden bewaard?

Het beantwoorden van deze vragen zal organisaties helpen met het reduceren van de hoeveelheid data die zij genereren en opslaan op locatie, in datacenters en in de cloud. Door hier de nodige tijd en energie in te steken, maak je hiervan een kernonderdeel van de bedrijfsprocessen. Zo kan een organisatie een bijdrage leveren aan een reductie van het wereldwijde energieverbruik en een groenere toekomst voor onze planeet.