De vloek van de snelle oplossing

Digitalisering van bedrijfsprocessen is een succesvolle manier om de bedrijfsvoering te optimaliseren en de meeste organisaties hebben hier al grote plannen voor. Door de dagelijkse druk van de werkzaamheden worden deze initiatieven vaak niet als prioriteit gezien en lopen daardoor regelmatig vertraging op.

Toen was daar de coronacrisis. Bijna van de ene op de andere dag werd werken op afstand cruciaal voor het voortbestaan van het bedrijf. De noodzaak om te transformeren was zo dringend, dat nieuwe digitale oplossingen in een voor onmogelijk gehouden tijdsbestek werden uitgerold. Dit lijkt in eerste instantie een mooi resultaat. Het is echter duidelijk geworden dat door de urgentie van de crisis, deze digitale oplossingen voor veel bedrijven op de lange termijn niet altijd houdbaar zijn.

De zeven stappen

Waarom geen langetermijnoplossingen? In de verwarrende en stressvolle periode van de vroege uitbraak stonden managers onder grote druk om snel beslissingen te nemen om hun organisatie te laten functioneren. Dit resulteerde in kant-en-klare snelle oplossingen. Hierdoor is het zeer waarschijnlijk dat een deel van deze besluitvorming op afdelingsniveau plaatsvond. Door geen rekening te houden met de impact over verschillende bedrijfsonderdelen heen, ondervinden deze organisaties een gebrek aan integratie. Hierdoor voldoen oplossingen vaak niet aan de essentiële bedrijfsbehoeften.

Terugkeren naar eerdere processen is geen optie, al vrezen veel Nederlandse it-professionals dat hun organisatie dit gaat doen. Daarom een zevenstappenplan om bedrijven te helpen hun digitale weg toekomstbestendig te maken en de waarde van fysieke opslag te maximaliseren:

• Uit een recent rapport van Gartner blijkt dat 82 procent van de bedrijven overstapt op een model voor (deels) werken op afstand. Als gevolg daarvan is het gewoon niet wenselijk of praktisch om zelfs maar te denken aan een terugkeer naar papieren dossiers, analoge processen en fysieke toegang.

• Informatie over bedrijven en compliance is fundamenteel voor gegevensverwerking. Frameworks bevatten waardevolle inzichten die kunnen worden omgezet in bruikbare informatie.

• Breng uw risicoprofiel in kaart. Een belangrijke eerste stap is analyseren waar u het meest kwetsbaar bent. Welke gegevens lopen gevaar als data in beweging is en mensen op afstand werken? Wat kan er naar de cloud worden verplaatst? Zijn uw leveranciers veerkrachtig?

• Concentreer u op waar u de grootste impact zult hebben. Om succesvol prioriteiten te stellen, moet u weten waar u de grootste impact zult behalen. Dit houdt in dat u verder moet kijken dan de initiële opstartkosten, en moet focussen op de algehele voordelen van digitalisering, waaronder het verminderen van de tijd die wordt besteed aan handmatig oplossingen en het risico van nalevingsovertredingen.

• Werk samen. We zitten allemaal in hetzelfde schuitje, dus zorg ervoor dat verschillende afdelingen samenwerken om robuuste, geïntegreerde oplossingen te ontwikkelen.

• Zoek een leverancier die zich kan verhouden tot uw digitale weg. Voor bedrijven die nog steeds sterk afhankelijk zijn van analoge oplossingen, kan digitalisering ontmoedigend en riskant zijn. Het loont om een leverancier te vinden die dezelfde weg heeft afgelegd, uw papieren processen begrijpt en u door de digitale wereld kan leiden.

• Prioriteer en ontwikkel communicatie- en trainingsprogramma's. Vaak blijkt dat een ruime meerderheid van de gegevensverwerkers een training heeft gevolgd om digitaal te werken, wat een uitstekende stap in de goede richting is. Maar overweeg programma’s die verder gaan dan gegevensverwerking om ook succes te boeken.

Nu actie ondernemen

De digitalisering is mogelijk versneld door een eenmalige noodsituatie. Maar nu de barrières voor transformatie zijn weggenomen, is het van groot belang dat we de vooruitgang behouden om ons herstel op de lange termijn veilig te stellen.

Auteur: Jeroen Strik, directeur Iron Mountain Nederland en België