De kansen en valkuilen van digitale transformatie

It biedt veel mogelijkheden om bedrijfsprocessen anders te organiseren en te versnellen. Ook de grotere volledigheid, nauwkeurigheid en beschikbaarheid spelen een belangrijke rol bij de keuze voor de zakelijke toepassing van it.

De focus is vaak gericht op afzonderlijke processen. Dit kan leiden tot detail- en deel-automatisering. Dit is een gevaar als de aandacht uitgaat naar één, of een beperkt aantal, high-impact-proces(sen). Het realiseren van veel voordelen vereist vaak een bredere blik die meer is gericht op de samenhang en de coördinatie van processen dan wel procesketens.

De voordelen van de toepassing van it beginnen al bij de analyse van bedrijfsprocessen. Zo zijn er veel tools beschikbaar voor de analyse en het ontwerp van bedrijfsprocessen. Met name in combinatie met mogelijkheden tot simulatie bieden deze veel mogelijkheden om betrekkelijk goedkoop verschillende alternatieve structuren en werkwijzen op hun merites te beoordelen.

Gluren bij de buren

Ook zijn er veel concepten en tools beschikbaar om het management te ondersteunen. Niet alleen voor de governance/besluitvorming maar ook de planning van, het toezicht op en de uitvoering en voor de administratie en rapportage van de bedrijfsresultaten (bijvoorbeeld in het kader van compliance).

In zijn algemeenheid is te stellen dat veel voordelen onbenut blijven omdat vastgehouden wordt aan bestaande structuren en werkwijzen. Dit kan leiden tot functionele silo’s en eilandautomatisering. Het loslaten van bestaande structuren en werkwijzen vereist de nodige flexibiliteit. Benchmarking, best practices en ordinair gluren bij de buren kunnen dan helpen. Soms is ook een blik van buiten nodig om de vastgeroeste denk- en werkwijzen te doorbreken. Dit geldt ook voor de relaties met andere organisaties, inclusief  (met name) de relaties met leveranciers en met afnemers / klanten. Ook in deze gevallen is een bredere, meer ketengerichte, benadering vaak nuttig.

Bij veel it-projecten ligt het accent op kostenreductie. Begrijpelijk. Het is een quick win en kosten zijn doorgaans eenvoudiger te kwantificeren dan baten. Maar het is ook eenzijdig en bovendien: door te investeren (feitelijk door de kosten te verhogen) kunnen mogelijk veel hogere baten worden gegenereerd. Ook kan kostenreductie als primaire businesscase weerstand oproepen bij het personeel; met name als de kostenreductie (deels) door personeelsreductie wordt gerealiseerd. Kostenreductie door tijdbesparing heeft vergelijkbare beperkingen en ook in dit geval zijn de bestaande structuren en werkwijzen vaak het uitgangspunt.

Transparantie

Uiteraard moet je naar de uitgangssituatie kijken en is het doel om zakelijke, en dat betekent meestal financiële, verbeteringen te realiseren. Maar in veel gevallen is een bredere kijk productiever. Hoe dan ook, op voorhand is het vaak lastig aan te geven wat wel of niet werkt.

De drempel om te automatiseren ligt wel een stuk lager dan voorheen. Niet alleen zijn er veel krachtigere (goedkopere) producten van de plank verkrijgbaar en is de (agile) aanpassing van it aan gebruikerswensen sterk verbeterd, maar ook zijn er veel meer (relatief eenvoudige) mogelijkheden om als gebruiker veel routinematige handelingen te automatiseren (in de vorm van low- en no-code-oplossingen).

Toch blijft gelden dat automatisering een zekere mate van standaardisering vereist. Standaardisering is nodig om schaalvoordelen te realiseren anders is automatisering niet altijd rendabel. Standaardisering is trouwens ook een belangrijk kwaliteitsaspect; zo kunnen (lever)betrouwbaarheid en nauwkeurigheid, belangrijke selling points zijn.

Anytime, anywhere

Een van de belangrijkste en meest genoemde voordelen van it zijn onafhankelijkheid van tijd en plaats. Met name de mogelijkheden die de cloud in dit opzicht biedt () zijn ongeëvenaard. 

Parallellisering van processen die traditioneel sequentieel werden uitgevoerd levert natuurlijk tijdwinst op. Ook minder koppelvlakken kunnen leiden tot tijdwinst en een meer efficiënte (snellere) uitwisseling van informatie (en minder kans op fouten).

It kan meer transparantie bieden (in welk stadium bevindt zich het voortbrengingsproces) maar kan ook tot het aanhouden van geen of kleinere voorraden/buffers (on demand, just-in-time) leiden (en dus tot kostenbesparingen). Transparantie kan ook de nodige gemoedsrust geven (of juist niet); niet alleen aan degenen die betrokken zijn bij de productie maar ook aan afnemers en klanten. De grotere nauwkeurigheid die it kan bieden, vermindert de kans op fouten en daarmee ook de kosten van rework. 

Andere logistieke voordelen van it-toepassing zijn differentiatie van workflows (het onderscheiden van processen die vaak, minder vaak of zelden voorkomen) en locatiekeuze (het uitvoeren van processen waar dat het beste kan of waar dat het voordeligst is). Voor wat betreft de externe coördinatie kan het verschuiven van processen naar de leverancier(s) en / of de afnemer(s) / klant(en) voordelen bieden. Dit verschuiven hoeft geen afschuiven te zijn want het kan alle partijen voordelen opleveren. Het creëert natuurlijk wel afhankelijkheden.

Hoofdbrekens

Zoals gezegd, valkuilen zijn er ook. Zoals de term 'digitale transformatie' al aangeeft zijn organisatorische en personele aanpassingen vaak onontkoombaar. Ook de bestaande it (legacy) kan tot hoofdbrekens leiden. Wat eveneens vaak vergeten wordt is dat er tijdens de levensduur nogal wat beheer en onderhoud nodig is om alles goed te laten functioneren (en dat dit niet altijd is uit te besteden).

Misschien wel de grootste belemmering in het realiseren van de voordelen is de bereidheid van het management om de teugels te vieren. Dit is meer een psychologische dan een technologische kwestie.

Een zakelijke balans tussen mogelijkheden en beperkingen is een vereiste. Het realiseren en vasthouden van een dergelijke balans is een doorlopende, geen eenmalige, bedrijfsactiviteit. It biedt veel mogelijkheden maar elke toepassing vereist maatwerk.