Momenteel wordt voor deze inventarisatie-activiteiten beroep gedaan op collectiebewaarders. Dit is tijdrovend en arbeidsintensief. Het museum zocht daarom een automatiseringssysteem om het inventariseren vlotter en efficiënter te laten verlopen. De oplossing moest eveneens toelaten de bewegingen van kunstwerken tussen de verschillende gebouwen te volgen en de database automatisch te updaten.
De voorkeur ging uit naar een systeem dat hard- en software-gebaseerd is. Het museum zocht een totaalsysteem dat gelinkt kan worden aan de database. Dit om op een vlotte manier aan asset management te doen. Het museum koos voor Phi Data. Die integrator levert oplossing die gebruik maakt van rfid-technologie en op maat geschreven software: IDAsset.
RFID
Phi Data geeft elk kunstwerk een rfid-label, dat aan elk werk een unieke identiteit verleent. Handscanners van de collectiebewaarders en poorten met antennes kunnen deze etiketten inlezen. In de praktijk betekent dit dat alle werken in de zalen en de depots via de radiofrequentietechnologie van de handhelds automatisch worden ingelezen.
De IDAsset-software van Phi Data brengt de database automatisch op de hoogte van de precieze locatie van een kunstwerk. Bij verplaatsing van de ene naar de andere zaal passeren de werken via zogenaamde poorten, die eveneens de rfid-labels registreren. Deze poorten worden zo geconfigureerd dat verplaatsingen automatisch worden geregistreerd.
Door lezing van de rfid-etiket en detectie van de richting waarin een werk door een poort beweegt, wordt in de database aangegeven in welke ruimte een werk zich bevindt en wanneer het werd verplaatst. Ook hier zorgt de software ervoor dat de database automatisch wordt geüpdatet.
Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn: