It-aankoop door overheid kan een jaar duren

Uit onderzoek van Gartner blijkt dat overheidsbeslissingen over de aanschaf van technologie gemiddeld 22 maanden duren. Aankoopteams in de publieke sector zijn groot, met verschillende niveaus van deelname aan het proces. Uit het onderzoek van Gartner blijkt ook dat directieleden van de overheid minder betrokken zijn (41 procent) dan die van de particuliere sector (55 procent).

Procedures

Het voornaamste verschil tussen ict-aankopen bij de overheid en in de private sector, is het wettelijk kader. In ons land is er bijvoorbeeld de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. ‘Een aantal zaken liggen wettelijk vast, onder meer om een zuinige besteding van publieke middelen te garanderen. En om zaken als favoritisme of corruptie te verhinderen’, stelt Jan-Frans Lemmens, woordvoerder bij Smals, de ict-dienstenleverancier van en voor de overheid.

Daarnaast voorzien, zo benadrukt Lemmens, de wettelijke procedures ook eisen qua transparantie, zoals een publicatie op Belgisch of op Europees niveau. ‘Of denk aan de mogelijkheden voor ‘verliezende’ aanbieders om in beroep te gaan’, haalt hij aan. ‘Deze stappen zorgen voor een wat langere doorlooptijd, en de perceptie van een zeker formalisme. Maar in realiteit laat dit, met de nodige terreinervaring, absoluut een efficiënte en strategisch doordachte aanpak toe’, meent hij.

Klassieke aankopen

Voor de klassieke aankopen via overheidsopdracht ligt de doorlooptijd bij Smals naar schatting tussen 8 en 12 maanden. Let wel dat gaat om de klassieke procedure. Dus niet de procedures bij hoogdringendheid, zoals we die tijdens de covid-crisis vaak hebben gezien. Want sneller kan dus ook.

Wat houdt zo’n klassieke procedure overigens in? ‘Een heel aantal stappen’, stelt Lemmens. Van behoefteanalyse en het inschatten van het volume en de waarde van de opdracht tot het schrijven van het lastenboek, de goedkeuring, de publicatie van de overheidsopdracht en de opening van de kandidaturen en offertes. ‘Vervolgens is er een evaluatie met eventuele onderhandelingsfase, indien van toepassing, gevolgd door een rapport over selectie en motivatie van toewijzing en tenslotte de goedkeuring en toewijzing & publicatie.’

Wat niet in dit overzicht zit: het plaatsen van effectieve bestellingen en levering van product of service door leverancier.

Overleg

Ten slotte merkt Lemmens op dat er sinds een aantal jaren overlegkoepels bestaan, waar de behoeften worden besproken en waar mogelijk gebundeld. ‘Door een gezamenlijke procedure te voeren, vergroot de totale waarde, krijgen de overheden een betere onderhandelingspositie en uiteindelijk betere voorwaarden’, stelt hij. ‘Bovendien vermijdt deze manier van werken de kosten, risico’s en doorlooptijd van meerdere parallelle procedures voor gelijkaardige behoeften.’