Mailbox oud-werknemer niet afgesloten? Forse boete

Dit artikel delen:
e-mail

Wanneer iemand een bedrijf verlaat, hoe dan om te gaan met e-mail die (nog) op het professionele e-mailadres terechtkomt?

In een recent gepubliceerde beslissing heeft de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) een praktisch standpunt ingenomen over het beheer van mailboxen van voormalig personeel. Met als gevolg dat veel organisaties hun processen zullen moeten heroverwegen.

Boete

In het door de GBA onderzochte geval ging het om een familiebedrijf waar de ceo abrupt werd ontslagen, en anderen volgden. Waarna alleen nog hun professionele e-mailadressen in gebruik bleven. In het geval van de ceo was dat meer dan tweeëneenhalf jaar na zijn vertrek nog het geval.

Als gevolg daarvan eiste de voormalige ceo dat het gebruik van deze e-mailadressen werd stopgezet, waarbij de GBA het betreffende bedrijf een boete van 15.000 euro oplegde. De boete hield er rekening mee dat het een relatief klein bedrijf betrof, met iets meer dan tien medewerkers.

Hoe snel mailbox afsluiten?

De zaak is interessant omdat het bedrijven, en hun it-afdeling, een bepaalde procedure doet afdwingen. Zo raadt de GBA werkgevers aan de mailbox van een werknemer - die zijn functie heeft verlaten - zo snel mogelijk te blokkeren.

Parallel wordt gevraagd om een automatisch bericht in te stellen zodat alle toekomstige verzenders op de hoogte worden gebracht van het afscheid van de werknemer, en dit gedurende een redelijke periode (meestal één maand). Na deze periode wordt de mailbox idealiter verwijderd.

Doorsturen e-mails?

"Ook het eenvoudig doorsturen van e-mails naar anderen raadt de GBA af, omdat in dat geval de afzenders niet op de hoogte worden gebracht"

In geen geval kan het professionele e-mailadres op naam van een voormalige werknemer worden gebruikt. Dat deze mailboxen nog steeds bestaan zonder enige kennisgeving aan de afzenders kan het namelijk mogelijk maken om (zonder medeweten van de afzenders) persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken.

Ook het eenvoudig doorsturen van e-mails naar anderen raadt de GBA af, omdat in dat geval de afzenders niet op de hoogte worden gebracht. Bovendien krijgt de nieuwe ontvanger dan mogelijk potentieel gevoelige privé-informatie. Ook al is het effectief doorsturen van e-mails van ontslagen medewerkers iets wat in de praktijk nog her en der opduikt in het bedrijfsleven.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Uw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2020-10-09T10:44:00.000Z William Visterin
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.