Google for Work stelt al hulpmiddelen voor beheerders beschikbaar als het gaat om informatiebeveiliging, zoals encryptie, mobile device management en ‘two-factor authentication’. Soms komt het echter voor dat bepaalde handelingen van gebruikers ervoor zorgen dat beveiliging in het geding komt. Zo kan het zijn dat een gebruiker op ‘Allen beantwoorden’ klikt terwijl het om een privébericht gaat met gevoelige informatie. Gmail DLP helpt om dit te voorkomen.
Het kan zijn dat organisaties een beleid hebben opgesteld waarin staat dat de sales-afdeling geen creditcard-gegevens van klanten mag delen met leveranciers. Om deze informatie veilig te houden, kunnen beheerders eenvoudig een DLP-beleid opstellen door ‘Credit Card Numbers’ te selecteren uit een lijst met voorgedefinieerde content detectors. Gmail DLP checkt dan automatisch alle uitgaande e-mails van de sales-afdeling en onderneemt actie afhankelijk van wat de beheerder heeft gespecificeerd. Dit is ofwel het in quarantaine stellen van een e-mail zodat deze nog een keer wordt gecheckt, gebruikers vertellen dat de informatie moet worden aangepast of de e-mail blokkeren zodat deze niet wordt verstuurd en dit te melden aan de gebruiker.
Deze controles gelden niet alleen voor e-mailteksten, maar ook voor content in bijlages, zoals documenten, presentaties en spreadsheets. Beheerders kunnen ook aangepaste regels creëren met trefwoorden en veel voorkomende uitdrukkingen.
Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn: