Elke KMO of bedrijf ontkomt er niet aan, zelfs kleine zelfstandig en freelancers horen hun boekhouding op orde te stellen. Dat is jammer genoeg soms een hele karwei waar je als zaakvoerder of freelancer je niet wil of kan bezighouden. En het is dan ook de kunst om zo veel mogelijk tijd vrij te maken voor het échte ondernemen, nietwaar? Wij geven je alvast enkele tools en mogelijkheden om je boekhouding efficiënter te maken zodat jij opnieuw meer tijd vrijmaakt.
Gebruik een online boekhoudprogramma
Voor een kmo is het belangrijk dat je een zo toegankelijk en intuïtief mogelijk systeem gebruikt voor je boekhouding. Vergeet dus Excel en Word, maar kies voor een programma dat zelflerende software heeft, je overal kan accessen en gekoppeld is aan je bank. Een extra automatische herkenning en verwerking van facturen zorgt ervoor dat je heel wat tijd uitspaart. Jij bent enkel nodig om de betalingen en goedkeuringen op te volgen, en kan met je boekhouder afspreken welke taken hij of zij opneemt. In je keuze van boekhoudprogramma houd je best rekening met volgende zaken:
- Budget: er zijn goedkopere opties als je bijvoorbeeld minder dan 25 facturen per maand hebt
- Automatisatie van facturen en herinneringen
- Overzicht van kosten en facturatie
- De koppeling met je bank
Kies voor integraties
Net zoals bij je online boekhoudprogramma, kies je voor elke optie best een integratie. Denk aan een freelancer die op uurbasis wordt verloond en een tracking app kan syncen met zijn boekhoudkundig systeem. Of aan een integratie van je boekhoudprogramma met je webshop opzet. Ook bij andere administratieve hulp zijn systemen met integraties altijd handig. Waarom? Je moet minder betalen door een teveel aan abonnementen en behoudt een overzicht.
Besteed je administratie uit
Het lijkt misschien onmogelijk voor sommige zaakvoerders, maar soms is het beter om je totale administratie en boekhouding extern uit te besteden. Zo kan jij je weer focussen op waar je écht goed in bent! Zoek een boekhouder waar je je goed bij voelt of werk samen met enkele freelancers. Ook een administratiekantoor die bredere zaken opneemt, is een optie want zo heb je garantie dat alles altijd wordt opgevolgd, ook bij ziektes en vakanties. Bij een administratiekantoor kan je namelijk naast boekhouding, ook voor HR en andere algemene administratieve zaken terecht. Zo zit al je administratie bij één externe partij in plaats van bij meerdere freelancers met eigen afspraken en agenda’s. Tenslotte kan je in samenspraak met je administratiekantoor maandelijks een overzicht van je cijfers opvragen en hoef je zelf niet in te staan voor het constante beheer van in- en uitgaande facturen.
