Managed hosting door True
Onderstaande bijdrage is van een externe partij. De redactie is niet verantwoordelijk voor de geboden informatie.

Ja of nee: is uw printer klaar voor GDPR?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (of GDPR) is eind vorige maand van kracht geworden. Ze heeft in de eerste plaats gevolgen voor websites, het versturen van e-mails, het ter beschikking stellen van data voor de gebruiker, etc. Maar ook de printer ontsnapt niet aan de GDPR. Heeft u uw printerpark al ‘GDPR-klaar’ gemaakt? Welke maatregelen neemt u als bedrijf om te voldoen aan de nieuwe privacyregels?

6 concrete tips van printerfabrikant OKI die eigenlijk voor elke printer en MFP gelden. 

Eerst en vooral voorzie je als bedrijf best de juiste beveiligingsmachtigingen om de toegang tot de printer te beperken. Gevoelige gegevens worden alleen afgedrukt als dat echt nodig is. En het afdrukken van persoonlijke gegevens verloopt ook best volgens een strikte procedure.

1. Controleer de uitvoerlade

De uitvoerlade is een van de grootste oorzaken van gegevensverlies. Beveiliging begint dan ook bij de persoon die print. Hij of zij controleert of er nog documenten in de lade van de printer liggen. OKI-printers beschikken daarom over medewerker-verificatie. De persoon die print moet zich eerst identificeren met een code of gebruik maken van een RFID-kaart.

2. Beveilig de harde schijf

Harde schijfversleuteling is essentieel, ook op de printer. Meestal gaat het om 128 of 256 bitsencryptie. Meer oplossingen? Afdruktaken meteen en automatisch wissen uit het geheugen nadat ze zijn verzonden. Zelfs formatteren na elke printbeurt is (eventueel) een optie. Of gevoelige gegevens centraal bewaren op een server.

3. Vergrendel het bedieningspaneel

De display beveiligen is een effectieve methode, want soms worden instellingen per ongeluk gewijzigd. Op de meeste MFP’s kun je ook beheerderswachtwoorden instellen. Alleen bevoegde beheerders kunnen dan instellingen aanpassen. Meer opties? Smartcardverificatie, het uitschakelen van USB-poorten of het rechtstreeks verwerken van gescande gegevens in gecodeerde PDF-indeling.

4. Beveilig het netwerk

Klinkt logisch, maar een beveiligd netwerk bespaart je veel ellende. OKI-apparaten maken gebruik van certificaten, IP-filtering en netwerkbeveiligingsprotocollen.

5. Beveilig het printerstuurprogramma

Het stuurprogramma vormt ook een zwakke schakel in de printveiligheid. Voorzie afgedrukte documenten van beveiligingswatermerken. Concreet? Selecteer in het stuurprogramma Private Print en ontgrendel het met een Pincode en/of smartcard.

6.  Beheer je cloud-connectie

Ook de cloud ontkomt niet aan GDPR omdat ze verbinding maakt met externe locaties. Sommige apparaten zijn uitgerust met Sendys Explorer of andere documentmanagementtoepassingen. Gebruikers selecteren dan zelf de cloudservice: OneDrive, Google, SharePoint, Dropbox, …).

Conclusie? “Bedrijven die GDPR serieus nemen ontkomen niet aan wijzigingen die in het printerpark doorgevoerd moeten worden. De huidige generatie MFP’s biedt standaard al een groot aantal opties of mogelijkheden op dat vlak. Maar wanneer organisaties echt werk willen maken van het veilig verwerken en opslaan van gegevens zijn documentmanagementtoepassingen zoals het door OKI kosteloos geleverde Sendys Explorer essentieel.”, zo zegt Marketing Manager Tim Leenders van OKI EUROPE (Benelux).

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.