Papierloos werken, het is niet alleen goed voor het milieu, het helpt accountancy kantoren om efficiënter te werken en tijd vrij te maken in een wereld waar er steeds meer administratie van hen wordt gevraagd en waarin de regelgeving steeds complexer wordt. Het is een noodzaak geworden voor wie de focus wil blijven leggen op kwalitatief fiscaal en financieel advies om zo echt meerwaarde te blijven bieden aan zijn klanten.
Dat digitalisering en papierloos werken de juiste weg was om dit te bereiken hadden ze bij TFRS Accountancy al 10 jaar geleden begrepen. In die periode ging ze permanent op zoek naar systemen en betrouwbare partners om maximaal te automatiseren zodat hun medewerkers geen of zo min mogelijk repetitieve opvolgingstaken meer moesten doen en dus hun tijd konden besteden aan wat echt telt.
Rafael Rodriguez, Partner bij TFRS Accountancy verwoordde het als volgt: “Onze business evolueert heel snel en het is waar dat als we tijd besparen, we die aan iets anders kunnen besteden. Nieuwe klanten werven of bestaande klanten helpen hun administratieve taken beter te beheren, advies geven, dus ja, het is essentieel om ons werk te moderniseren om onze klanten zo goed mogelijk te ondersteunen.”
Dankzij een maximale automatisatie slaagt TFRS Accountancy er vandaag in om 480 KMO’s en 200 zelfstandigen te bedienen met slechts 5 partners, 11 medewerkers en 2 stagiaires.
Een laatste ontbrekende schakel in hun digitale ketting was het proces van ondertekening van documenten zoals jaarrekeningen en -rapporten. TFRS Accountancy kwam na vergelijking van 3 providers terecht bij Penneo Sign. Het product van de Scandinanische RegTech wist hen te overtuigen dankzij zijn intuïtieve gebruik en eenvoudige implementatie tegen de juiste prijs. TFRS testte Penneo’s oplossing door documenten aan 5 cliënten te sturen en hun feedback te vragen. Die was algemeen lovend. Op deze basis besloot TFRS dan ook definitief om met Penneo in zee te gaan.
Een keuze die ze zich nog niet hebben beklaagd. Ze kunnen nu volledig digitaal complexe documenten door verschillende personen in de juiste volgorde laten ondertekenen, hoeven zich geen zorgen meer te maken over het versiebeheer en dankzij het automatisch herinneringsproces dat in de Saas-oplossing zit ingebouwd besparen ze tussen de 50 en 100 uren aan het versturen van rappelmails. Daarnaast steeg de klantentevredenheid, want ook aan cliëntenkant kan er veel sneller en efficiënter worden gewerkt.
Door handmatige taken te verminderen en het verzamelen van handtekeningen te automatiseren, heeft TFRS meer tijd in handen om zijn bedrijf te laten groeien en zijn klantrelaties te verbeteren.
Auteur: Werner Temmerman – Senior Manager bij Penneo in België
