Met een auto van de zaak rijd je als het goed is uitsluitend, of in ieder geval voornamelijk, zakelijke kilometers. Die wil je goed registreren, want voor deze kilometers kun je aftrek krijgen op je inkomstenbelasting. Ook mag je de BTW aftrekken van tankbeurten als je voornamelijk zakelijk rijdt. Een goede registratie is noodzakelijk om bij een controle door de Belastingdienst te kunnen aantonen dat je je aangiftes correct hebt ingediend.
Meer zakelijke kilometers dan je denkt
Zakelijke kilometers rijd je als je naar een klant gaat voor een klus. Maar ook als je om een andere reden op locatie aan het werk bent. Denk bijvoorbeeld aan het opnemen van gegevens ter plaatse voor een offerte. Maar ook als je overleg hebt met je boekhouder, met een mogelijke investeerder voor je bedrijf of als je naar een vakbeurs of cursus gaat die relevant is voor je werk. Al deze kilometers moeten worden geregistreerd zodat ze op de juiste manier kunnen worden verwerkt. Dat kun je natuurlijk handmatig doen, maar het is veel praktischer om te kiezen voor automatische registratie. Dat doe je met een kastje van Accredis. Dit wordt in de auto ingebouwd waarna de registratie van je gereden kilometers automatisch verloopt. Je hoeft nooit meer zelf uit te rekenen hoeveel kilometers je hebt gereden, of uit te gaan van wat Google Maps aangeeft.
Koppeling met je boekhouding
De kilometerregistratie bijhouden is één ding, maar de gegevens moeten ook nog worden verwerkt in de boekhouding. Dat kan met een registratiekastje in de auto eenvoudig via de GPS. Je hoeft geen geheugenkaartje meer uit het apparaat te halen zoals vroeger, de gegevens kunnen rechtstreeks worden opgehaald. Dit kan uiteraard ook bij meerdere auto’s als je personeel in dienst hebt dat ook zakelijke kilometers rijdt. Het maakt niet uit waar de auto zich op dat moment bevindt. Je personeel hoeft dus niet verplicht naar de zaak te komen voor het uitlezen van de kilometergegevens.
Zorg dat je administratie op orde is
De belastingdienst kan op ieder moment een controle aankondigen. Vaak heb je dan nog wel een paar dagen voordat er iemand langskomt of je de gevraagde gegevens moet aanleveren, maar het is dan wel zo handig als je je administratie op orde hebt. Houd er rekening mee dat de Belastingdienst doorgaans gegevens opvraagt van de afgelopen vijf jaar. Als blijkt dat de opgegeven informatie niet klopt, dan kan dit leiden tot een forse naheffing en in geval van fraude ook tot een stevige boete. Dat is natuurlijk zonde van het geld en moet je daarom te allen tijde zien te voorkomen. Houd je gereden zakelijke kilometers dus goed bij. Dit is ook in je eigen belang, want zo heb je ook altijd relevante gegevens beschikbaar als er bijvoorbeeld een nieuw leasecontract voor je zakelijke wagenpark moet worden afgesloten. Dit is immers ook altijd gebaseerd op een X aantal kilometers per jaar.
Accredis – Sinds 2001 marktleider in ritregistratie-oplossingen!