Voor Asito staat het verbinden van medewerkers en klanten voorop om zo samen tot resultaten te komen. Om tot de beste resultaten van de factuurverwerking in SAP te komen, heeft Asito zich verbonden aan de oplossingen van ISProjects. Henri Timmerhuis, hoofd financiële administratie van Asito, vertelt over zijn ervaringen.
‘De vestigingen van Asito liggen verspreid over heel Nederland. De inkoopfacturen kwamen overwegend decentraal binnen. Ze werden vervolgens centraal verwerkt in SAP en het akkoord op de facturen werd veelal weer decentraal gegeven. Erg lastig om dan vanuit het hoofdkantoor handtekeningen te herkennen en te beoordelen of de juiste personen akkoord hadden gegeven’, aldus Timmerhuis.
‘Tevens was het rondsturen van facturen tussen vestigingen en hoofdkantoor nogal inefficiënt. Er ontstond een nadrukkelijke behoefte aan een gedigitaliseerde workflow voor de inkoopfacturen. De keuze viel op ISProjects, ingegeven door prijs en gebruikersvriendelijkheid. In de praktijk is dit een juiste keuze gebleken. De software van ISProjects voor digitaal factuur verwerken met de interface van en naar het SAP, werkt zeer intuïtief. Nieuwe medewerkers kunnen eenvoudig toegevoegd worden en daarna direct zelfstandig aan de slag met de software. Daarnaast hebben wij nu ook veel meer inzicht in de status van een inkoopfactuur. Het zoeken en bellen met vestigingen behoort definitief tot het verleden. Asito ontvangt nu zo’n driekwart van de facturen in pdf- of xml-formaat. Deze gaan direct, zonder printen en weer scannen of overtikken, de digitale route in voor goedkeuring. Dit heeft een afname van ongeveer 2,0 fte op de centrale crediteuren administratie veroorzaakt.’
Betrouwbare interface met SAP
‘De interface voor digitaal factuur verwerken in SAP is uiteraard uiterst belangrijk. Dit moet goed en vlekkeloos werken. Dit gaat bij Asito goed en daar is de accountant ook gelukkig over! Vrijwel alle gegevens worden ieder uur tussen ISP-Invoice en SAP overgezet. Het resultaat levert een actueel en betrouwbaar beeld zonder zware systeembelasting.Omdat wij een strak afsluitschema hanteren, is dit in het bijzonder op de afsluitmomenten zeer belangrijk. Kortom, Asito ervaart digitaal factuur verwerken als efficiënt, betrouwbaar en gebruikersvriendelijk’, besluit Timmerhuis.
