De Vlaamse ICT Organisatie (V-ICT-OR) is reeds enkele jaren, samen met de Vlaamse en lokale overheden, op zoek naar efficiëntiewinst bij de werking van de lokale besturen. Een van de voorbeelden is de open standaardisatie van gelinkte overheidsdata (OSLO). Twee jaar geleden werd ook de digitalisering van de vrij ingewikkelde afhandelingsprocedure bij een overlijden ingezet. Na aan zoektocht naar fondsen, werd het nieuwe innovatieproject Osiris boven het doopvont gehouden.
De focus van dit project ligt op de aangifte overlijden en beoogt in eerste instantie een vereenvoudiging en optimalisatie van het huidige proces. Er wordt daarbij gezocht naar efficiëntiewinsten zowel voor de uitvaartondernemers als voor de ambtenaren van de burgerlijke stand. Op dit moment moeten uitvaartondernemers aangifte van overlijden doen in het lokaal bestuur waar het overlijden wordt vastgesteld, waarbij de ondernemers zich fysiek moeten verplaatsen naar de lokale besturen. Voor de ambtenaren van de burgerlijke stand is het zo dat ze navraag moeten doen bij het lokaal bestuur van de woonplaats van de overledene of er al dan niet een laatste wilsbeschikking is. Er is op dit moment geen digitale uitwisseling mogelijk.
Een heel aantal partijen scharen zich achter het project. Het gaat om: het Verenigd Netwerk van Openbare Crematoria (Pontes, vereniging van lokale overheden die, als publieke en onafhankelijke partner in de uitvaartsector crematoria beheert), de Vlaamse Autonome Raad voor het Uitvaartwezen (VARU), de Vereniging van Ambtenaren en Beambten van de Burgerlijke Stand (VLAVABBS), Funebra, Dela, FEDICT, Informatie Vlaanderen, Agentschap Zorg en Gezondheid, Starfisk, iMinds en de softwareleveranciers (Cevi nv, Cipal nv, Schaubroeck en Remmicom).
Financiering
Johan Van der Waal, programmamanager V-ICT-OR, geeft duiding: ‘Dit project zorgt voor een duidelijke verlaging van de administratieve last bij gemeenten en het Agentschap Zorg en gezondheid. En voor gemeenten is de financiering verzorgd. Niet meedoen is dus eigenlijk geen optie.’
Binnen dit project is op vlak van financiering een belangrijke paradigmashift, waarbij lokale besturen niets betalen voor de oplossing. Zowel voor begrafenissen als voor crematies is er een betaling per aangifte voorzien. De voorfinanciering gebeurt door V-ICT-OR en Pontes (uit eigen middelen). V-ICT-OR is verantwoordelijk voor het onderhoud van de softwaresystemen. Het gedeelde initiatief tussen V-ICT-OR en Pontes wordt vandaag geformaliseerd in een samenwerkingsovereenkomst waarin ook de financiering wordt vastgelegd.
Digitalisering
Er wordt gestreefd naar een volledige digitalisering van het proces waarbij er koppelingen voorzien zijn met het gegevensknooppunt Vlaanderen, het vernieuwde MAGDA-platform. V-ICT-OR is hierbij, samen met Pontes, verantwoordelijk voor de aanlevering van een applicatie voor de uitvaartondernemers waarbij ze digitaal aangifte kunnen doen. Daarnaast wordt gezorgd voor een koppelvlak voor de softwareleveranciers van de crematoria met MAGDA zodat een notificatie mogelijk is vanaf de toestemming van crematie tot en met de bijhorende gegevens en documenten.
Momenteel nemen tien lokale besturen deel aan dit project als piloot.
