Over de voordelen van unified communications (uc) bestaat weinig twijfel. Een organisatie die moet communiceren doet dat daarom graag ‘unified’ en in de loop van de jaren zijn hier ook talloze oplossingen voor beschikbaar gekomen. Alleen wil dat niet zeggen dat iedereen al unified communiceert. Hoewel het begrip alweer twee decennia oud is, zien we nog genoeg bedrijven die de stap naar uc nog moeten maken. Inderdaad ‘moeten maken’…
De aanleiding voor unified communications is vaak een traditionele telefooncentrale die het begeeft of een verouderd communicatiesysteem dat vervangen moet worden. En dan komt de vraag ‘wat moeten we met unified communications?’
Praktische vragen
Vervolgens komen de praktische vragen: hoe pak je dat aan, hoe zit het met de integratie met de it die we al hebben, is ons netwerk wel geschikt, waar moet je voor kiezen en op grond waarvan en welke leveranciers komen dan in aanmerking? Terechte vragen, want er kan intussen ongelofelijk veel op het gebied van uc.
Wat daarbij maar al te vaak uit het oog wordt verloren is dat er voor uc ook nog een ‘achterkant’ nodig is, want de infrastructuur en het netwerk moet al die mogelijkheden wel aankunnen. Uit een onderzoek dat vorig jaar is uitgevoerd blijkt dat het gebruik van uc in Nederland achterblijft doordat de huidige netwerkinfrastructuur van bedrijven vaak niet in staat is om het goed te ondersteunen. Bovendien geven ondernemingen die uc wel hebben geïmplementeerd aan dat zij niet het volledige potentieel ervan kunnen gebruiken. In Nederland beschikt 40 procent van de ondernemingen over een netwerk dat uc kan ondersteunen. Maar bijna eenzelfde percentage weet het niet. De rest heeft een netwerkinfrastructuur die niet geschikt is, of waar upgrades voor nodig zijn.
Er is ook nog een andere hindernis. De neiging is groot om de vraag ‘maar wat?’ te beantwoorden met een wereldwijde communicatiestrategie. Meteen groot aanpakken en voorbereid zijn op groei en op internationalisatie, is dan het idee. Maar de realiteit is dat die aanpak al snel veel te omvattend en onnodig groot is en het bedrijf daardoor boven het hoofd groeit. De uitdaging is om een keuze te maken die de komende vijf jaar meekan. Een eeuwigheid, als het gaat om technologie! Flexibiliteit, opschalen en eventueel zelfs afschalen zijn kwaliteiten die dan nodig zijn, want we weten dat de communicatiebehoefte niet statisch is. Zou unified communications in de cloud dan een oplossing zijn? Absoluut, want uc in de cloud is nu zeker mogelijk. Maar volledig in de cloud gaat niet, omdat het kan niet losstaan van de gebruikers devices en verbinding met de traditionele telefonie diensten.
Onsamenhangende spaghetti
Het komt echter maar zelden voor dat een bedrijf comfortabel bij nul kan beginnen. Veel bedrijven hebben een ratjetoe aan communicatieonderdelen, afkomstig van allerlei verschillende leveranciers. In deze onsamenhangende spaghetti heeft niemand meer trek, maar alles weggooien kan ook niet. En dan is er nog altijd het onvermijdelijke budget, dat net zo onvermijdelijk beperkingen oplegt.
Binnen al die beperkingen ligt het voor de hand om vooral niet te groot te beginnen, maar eerst te kijken naar de groep gebruikers die het meeste baat zullen hebben van unified commmunications en ervoor zorgen dat de oplossing goed aansluit op de behoeften van deze gebruikers. Denk bijvoorbeeld aan de medewerkers die veel internationaal contact hebben, of voortdurend in projecten samenwerken. Kortom tijd- en plaatsongebonden. Betrek deze groep ook zo vroeg mogelijk in het proces om het succes van het uc-traject te vergroten. Zij zullen immers direct baat hebben bij uc en, zo leert de praktijk, zij zijn vervolgens de ideale pleitbezorgers voor een verdere succesvolle uitrol van unified communications.
