Dieren migreren met een belangrijke reden: het gras is ergens groener en de temperatuur is er beter. Kortom, er zijn betere omstandigheden. Ze doen het dus voor vooruitgang. Helaas geldt vaak niet hetzelfde voor migraties van ongestructureerde data, oftewel content.
Content groeit, er komen steeds meer collaboratieplatformen en ook de gang naar de cloud wordt steeds meer gemaakt. Daardoor zijn migraties van content aan de orde van de dag, maar vooruitgang wordt hierbij niet of nauwelijks geboekt. Vanuit de waarde van de content gezien is er vaak zelfs sprake van achteruitgang.
Het overzetten van content van een of meerdere systemen naar een nieuw doelsysteem wordt veelal gezien als een noodzakelijk kwaad. De migratie is in de regel het eindstation van het implementatietraject. Alles is onder grote druk geïmplementeerd, maar dan moet de migratie nog even. En wat we vaak zien is dat, door uitloop van het project, de migratie dan quick en dirty moet.
Denk vanuit de waarde van content
Waar het mijns inziens mis gaat, is dat er niet gedacht wordt vanuit de content, maar vanuit het nieuwe systeem. ‘Als we het nieuwe SharePoint eenmaal geïmplementeerd hebben, dan is alles veel beter. Hoe de oude content uit ons dms erin komt, en of het erin komt, dat zien we dan wel weer.’ Dat is een verkeerde gedachte. De waarde zit juist in het vinden en hergebruiken van de waardevolle content die de organisatie al die jaren heeft gecreëerd en verzameld. Natuurlijk zijn de nieuwe mogelijkheden van een nieuw systeem belangrijk, maar vergeet de content zelf niet. Ik meen dat migraties een kans zijn om de informatievoorziening te verbeteren!
Migreren is een kunst
Goed migreren is niet iets dat even aan het einde van een project wordt gedaan. Vanaf de keuze voor systeem en inrichting kan ook al over migratie worden nagedacht. Het is verstandig dit direct in een migratiestrategie en plan van aanpak vast te leggen. Analyses op de te migreren content zijn hierbij essentieel, net als kennis van het doelsysteem en de inrichting. Ik zie migratietrajecten vaak misgaan doordat organisaties kiezen voor een van de volgende scenario’s.
Als eerste de ‘lift en shift’. Die ook soms onder de ‘search lost alles op’ categorie valt. Dit betekent kort gezegd dat alle content vanuit het oude naar het nieuwe systeem wordt overgezet zonder daarbij na te denken. Ik heb vele organisaties gezien die dan later toch nog om een analyse en een opschoning van hun nieuwe systeem vragen. Search-specialisten zullen het met me eens zijn als ik zeg dat een eerste selectie op waarde en metadata toevoegen vele malen betere search-resultaten oplevert.
Een andere keuze die wordt gemaakt, is de content volledig negeren en starten met een leeg nieuw systeem. De zogenoemde sterfhuisconstructie. De netwerkschijven blijven daarbij beschikbaar om oude content in te zien en eventueel over te zetten. Deze situatie is verre van ideaal voor eindgebruikers, want zij moeten zoeken in twee omgevingen. Het verlaagt de, toch al altijd zo lastige, acceptatie van de implementatie van een dms of ecm-systeem en maakt de kans van slagen van het implementatieproject zeer klein. Want ook al is de hoeveelheid waardevolle content klein, zorg ervoor dat het over gaat naar het nieuwe systeem, op de juiste manier met de juiste metadata.
Waarde toevoegen. Hoe doe je dat?
Het klinkt makkelijk, alleen de waardevolle content oppakken, de juiste metadata toevoegen en deze content overzetten naar het nieuwe systeem. Makkelijk is het niet altijd, maar mogelijk is het wel. Nu rijst natuurlijk de vraag: ‘Waarde toevoegen, hoe doe je dat?’ Hieronder vier criteria die essentieel zijn om te komen tot een waardevolle set aan content in het doelsysteem:
- Relevantie: Verplaats alleen de relevante en waardevolle content van de oude systemen en omgevingen naar het nieuwe systeem. Regels op metadata als datum gewijzigd, type, grootte, locatie, inhoud, deduplicatie, versieherkenning en classificatie helpen bij het bepalen van wat er daadwerkelijk nog waardevol is. Bij het overzetten van netwerkschijven naar een document management of samenwerkingsomgeving, ken ik vele praktijksituaties waaruit blijkt dat slechts 15 tot 20 procent relevant is voor de nieuwe omgeving.
- Structuur: Zet de content op de juiste plek in de nieuwe structuur. Vaak wordt in een nieuw systeem anders gewerkt; men gaat van afdelingen naar een processtructuur. Gebaseerd op regels en classificatie van inhoud kan via een geautomatiseerde mapping de content op de juiste plek in de nieuwe omgeving terechtkomen.
- Autorisatie: Zorg voor de juiste autorisatie en minimaliseer risico’s op vertrouwelijke zaken die niet openbaar mogen zijn. Maak ook gebruik van bijvoorbeeld herkennen van bsn-nummers, offertenummers bij de analyse om te zorgen dat deze in een beveiligde omgeving van het doelsysteem komen. Denk hierbij ook aan het toevoegen van het juiste retentiebeleid in het nieuwe systeem.
- Metadata: Verrijk de content in het nieuwe systeem met de benodigde gegevens. Vul het metadatamodel in de nieuwe omgeving zoveel mogelijk aan met de juiste waarden. Door middel van auto classificatie (regels op basis van tekst) kunnen de gewenste metadata voor een groot deel goed worden ingevuld.
Wat levert dit nu echt op?
Al die moeite om alleen maar waardevolle content over te zetten, op de juiste plek, met de juiste autorisatie en verrijkt met metadata. Waarom? Wat levert het op:
- Productievere gebruikers. Zoeken gaat gemakkelijk, geen chaos door waardeloze content, juiste versies worden gevonden.
- Compliancy is verzorgd door te kijken naar autorisatie, maar ook door te kijken naar wat wel of niet archiefwaardig is en welke retentie iets zou moeten hebben.
- Kosten zijn minder. Ik zie omgevingen van honderden terrabytes. Dat wil je niet zomaar in de nieuwe SharePoint omgeving zetten. Kosten van storage zijn nog steeds niet uit te vlakken.
Het lijkt allemaal misschien wel voor de hand liggend, maar toch gebeurt het niet. Terwijl de business case duidelijk is en het geen gigantische exercitie betreft. Het is blijkbaar niet duidelijk dat het toevoegen van waarde een controleerbaar onderdeel van een implementatie kan zijn en gigantisch veel oplevert. Mits gebruik wordt gemaakt van een gestandaardiseerde aanpak en slimme tools. Pas dan wordt uw migratie het feest der vooruitgang!
