Smals is een in-house ict-organisatie in dienst van de overheid. Dat heeft zijn voordelen – het bedrijf hoeft geen winst te maken om zijn aandeelhouders tevreden te houden – en zijn verplichtingen – de overheid verwacht voortdurend kostenbesparingen en een efficiënter overheidsapparaat – en zijn beperkingen. Zo is een langetermijnbeleid niet evident met steeds wisselende regeringen die elk hun eigen stempel drukken. Hoe gaat dit atypisch dienstenbedrijf hiermee om?
De geschiedenis van Smals is best opmerkelijk te noemen. Het bedrijf begon in 1939 onder de naam ‘Allocations familiales – Société de Mécanographie’, als een gemeenschappelijk dienstenorgaan van door werkgevers en werknemers opgerichte sociale verzekeringskassen, voornamelijk belast met de uitkering van het kindergeld en met de arbeidsongevallenregeling.
Na de Tweede Wereldoorlog werden door de overheid ondermeer RSZ, Riziv en de Rijksdienst voor Coördinatie van Kinderbijslagen opgericht. Vanaf zouden deze overheidsdiensten voor sociale zekerheid en bijdragen de voornaamste opdrachtgevers van Smals worden. Het bedrijf vervulde op dat moment nog steeds voornamelijk een administratieve ondersteunende functie, al dan niet met mechanische hulpmiddelen. In 1958 werd de allereerste computer aangekocht: een IBM 650, met een geheugen van 8 KB, en krijgt de eigentijdse naam ‘Maatschappij voor Mekanografie ter Toepassing van de Sociale Wetten.’
In de jaren ’80, met de doorbraak van de pc, begon het besef te groeien dat de overheidsdiensten niet echt bedreven waren op het vlak van informatiebeheer. ‘Nochtans is dat zowat de kerntaak van elke overheidsdienst: alle informatie over en voor burgers en ondernemingen bekwaam beheren en efficiënt ter beschikking stellen aan wie de informatie nodig heeft’, zegt Frank Robben, ceo van Smals. ‘Er kwam hiervoor steeds betere technologie op de markt. En toch prees onze Belgische koning de Smals-medewerkers nog uitvoerig omdat ze zo snel konden ponsen.’
Het was dus de hoogste tijd om Smals om te vormen tot een modernere instelling met de juiste infrastructuur en nieuwe kerntaken. De overheidsdata werden gestandaardiseerd en onderling gekoppeld, de Kruispuntbank werd opgericht (met Robben aan het hoofd) in 1990, en Smals zou voortaan ter beschikking staan van alle openbare instellingen van sociale zekerheid.
Vier pijlers
Vanaf de jaren ’90 zijn de activiteiten van Smals in vier groepen onder te verdelen. Ten eerste is er de detachering, een groep waarin zowat de helft van de circa 1750 werknemers van Smals actief is. Daarnaast is er de afdeling ‘shared services’: die als voornaamste taak heeft om de ict-infrastructuur van verschillende instellingen gezamenlijk te beheren of te consolideren, zodat de kost voor aankoop van infrastructuur en nieuwe hardware drastisch kan worden ingeperkt.
Ten derde is een groot aantal Smals-medewerkers betrokken bij projecten voor een aantal instellingen. ‘Hierbij gaan we bij voorkeur uit van herbruikbare componenten en bedrijfsprocessen’, preciseert Robben, ‘Enerzijds bepaalt dit de keuze van software en hardware: we kiezen bijvoorbeeld steeds voor open standaarden als de oplossing dit toelaat. Anderzijds proberen we steeds na te gaan of projecten uit één overheidsdienst met slechts kleine aanpassingen in een andere overheidsdienst kunnen worden hergebruikt. Vaak schuilt er immers dezelfde logica achter de processen, en zijn interacties tussen huisarts en patiënt beter te vergelijken met de interacties tussen een advocaat en zijn of haar cliënt dan je op het eerste gezicht zou denken.’
Tot slot is er ook nog de afdeling research & development (R&D) die de stap zet van innovatie naar praktische inzetbaarheid, en die de vinger aan de pols houdt van alle mogelijke nieuwe technologieën, op zoek naar eventuele toepassingsgebieden.
‘De hele werking van Smals wordt gedreven door één centrale gedachte’, zo vat Robben het samen: ‘De meeste overheidsdiensten hebben zelf niet ict als core business, en doen hiervoor graag een beroep op een door hen beheerde dienst die hen toch door en door kent, en die ook de specifieke kenmerken van een overheidsdienst begrijpt. Dan komen ze al snel bij Smals terecht.’
Apolitiek maar door politiek gestuurd
Eén van de typische eigenschappen die zowel de overheidsdiensten kenmerkt als Smals zelf, is dat ze steeds afhangen van de politieke constellatie van het moment. ‘Wij streven naar een continuïteit en homogene aanpak in onze werking’, aldus Robben, ‘Maar de politieke besluitvorming blijft natuurlijk een onbeheersbare factor. Een project dat onder de ene legislatuur werd gestart, kan dus altijd worden stopgezet of grondig bijgestuurd door de volgende. Voor veel zuivere privé-bedrijven is dit een onoverkomelijk struikelblok, maar bij ons zit het haast in ons dna ingebakken om hiermee rekening te houden.’
Soms heeft Robben zelfs de indruk dat op ict-vlak Smals voor de continuïteit zorgt bij overheidsprojecten, terwijl alle andere factoren aan verandering onderhevig zijn: ‘Dat heeft ook te maken met onze ervaring en de reputatie die onze mensen hierdoor hebben verworven. Zij durven positief kritisch te zijn ten opzichte van hun opdrachtgevers, op basis van wat ze in het verleden hebben meegemaakt. En daar wordt dan ook meestal naar geluisterd.’
Smals is juridisch een privé-organisatie, ook al werkt het functioneel als een overheidsorgaan en zijn alle aangesloten instellingen vertegenwoordigd in haar bestuur. Dat betekent ook dat Smals zelf geen politiek standpunt inneemt of met een partij geassocieerd kan worden, verduidelijkt Robben: ’Sommigen vinden ons niet voldoende privé, anderen vinden niet voldoende overheid. Dat bewijst net dat we voor geen enkele partij of strekking een voorkeur hebben. Onze enige bekommernis is om het overheidsapparaat zo efficiënt en zo goedkoop mogelijk te maken, om te besparen op de infrastructuur en bijkomende kosten zodat er meer kan worden ingezet op innovatie.’
Ook hier komen ze soms in politiek vaarwater terecht: ‘We bieden overheidsdiensten de kans om hun infrastructuur te centraliseren. Een zinnige stap voor vele diensten, omdat zij vaak een infrastructuur moeten onderhouden die voorzien is voor één of twee pieken per jaar. Door die samen te brengen, kan de infrastructuur veel beter worden benut, onder meer voor pieken van andere overheidsdiensten op andere momenten. Dat betekent ook vaak dat er minder mensen nodig zijn voor beheer en onderhoud. De vrijgekomen mensen moeten zich dan herscholen, op nieuwe locaties werken of andere carrières kiezen. Dat wordt ons niet altijd in dank afgenomen.’
Een andere politieke realiteit waardoor Smals zich geregeld voor obstakels geplaatst ziet, is de federale structuur van ons land. Sommige bevoegdheden zijn op federaal niveau en andere op gewestelijk. Maar de data die deze bevoegdheden moeten ondersteunen, zijn vaak dezelfde. Dit vergt niet alleen een grote bereidheid tot uitwisseling tussen de verschillende niveaus, maar ook een technische compatibiliteit: als de verschillende formaten niet compatibel zijn, wordt een automatisering van processen meteen veel minder vanzelfsprekend. Waardoor de per definitie apolitieke ceo van Smals wel voorstander is van een Europa dat ook de sociale regelgeving volledig in handen neemt: ‘Dit leidt immers tot een grotere uniformiteit, en dat kan onze werking alleen maar ten goede komen.’
Snelweg in de cloud
Het streven naar synergie en consolidatie leidt bijna onvermijdelijk richting cloud. Maar data en diensten van overheidsdiensten in een public cloud plaatsen zou wellicht heel wat wenkbrauwen doen fronsen. Nochtans werd er eerst geprobeerd om de clouddiensten aan een externe partij over te laten, maar het lastenboek werd uiteindelijk niet gegund. Mede daarom heeft Smals intussen ook mee werk gemaakt van een cloud voor de federale overheidsdiensten. Deze werd tot G-Cloud gedoopt. Niet als afkorting van Google Cloud maar van Government Cloud. Hiervoor gebruikt Smals het eigen ontdubbelde datacenter, zodat de overheidsdata steeds veilig in eigen beheer blijven.
Smals wil zich vooral beperken tot de rol van ‘enabler’ met de G-Cloud, benadrukt de ceo: ‘Wij bieden de infrastructuur voor het opslaan en aanbieden van data en toepassingen, maar het is aan de overheidsdiensten om hier optimaal gebruik van te maken.’ Of zoals hij het eerder al uitdrukte in de context van e-health, eveneens een verantwoordelijkheid van Smals en Robben: ‘Wij leggen de snelweg, nu is het aan hen om erop te rijden.’ Het is een filosofie die Smals in alle ontwikkelingen en projecten nastreeft, onder meer om te voorkomen dat het warm water opnieuw wordt uitgevonden’, aldus Robben: ‘Neem bijvoorbeeld de multifunctionele aangifte: quasi iedereen doet die vanuit zijn eigen software, van toepassing tot toepassing. Wij willen dan niet nog een extra portal opdringen. Wij zorgen er gewoon voor dat de gegevens in het juiste formaat worden aangeleverd. Wij willen assembleren en integreren, niet programmeren.’ Die regie-functie zal nog verder toenemen met de komst van IoT (internet of things), vult hij nog aan.
De toekomst is onzeker
Wat de toekomst voor Smals brengt, kan eigenlijk niemand voorspellen, bevestigt Robben nogmaals: ‘De toekomst op middellange termijn hangt af van de komende regeringen en het beleid dat zij zullen willen voeren. En ook van Europa, als besloten wordt om de digitalisering meer op Europees niveau te coördineren. Dat is niet eens zo ondenkbaar, want nu worden volop Amerikaanse standaarden gebruikt.’ Daarom heeft Smals dus geen afgelijnde strategie voor de komende drie à vijf jaar klaarliggen.
Dat betekent uiteraard niet dat ze volledig onvoorbereid de toekomst tegemoet gaan, stelt Robben iedereen gerust: ‘We hebben een draaiboek opgesteld met vier mogelijke scenario’s, die telkens uitgaan van een vrij extreme situatie, gaande van een verregaande federalisering tot een veel grotere inmenging van Europa. Telkens wordt hierin beschreven hoe Smals zal inspelen op die specifieke scenario’s. ‘Zo zullen we snel kunnen schakelen als één van deze scenario’s zich echt voltrekt, zonder dat we ons blindstaren op de ene of andere evolutie in de overheidsdiensten.’
