Lore van Keer is een jonge, succesvolle Belgische juwelenontwerpster. Haar eigenzinnige ontwerpen vallen bijzonder in de smaak; ook diverse bekende Vlamingen werden er al mee gesignaleerd. De met de hand en op maat van klanten gemaakte sieraden worden verkocht in een eigen ‘flagship store’ in Wolvertem, vlak bij Brussel, evenals via achttien externe verkooppunten zoals juweliers en kledingzaken. Samen met haar broer Jarne heeft ze de verkoop en het atelierwerk gestroomlijnd met een File-aker-app op maat.
Lore van Keer runt het bedrijf samen met haar broer Jarne van Keer. Hij ondersteunt haar op zakelijk gebied en helpt de activiteiten op een professionele manier verder uit te breiden. Bij de productie werken ze met een medewerker die het atelierwerk doet en samen met een aantal onderaannemers voor het uitvoeren van specialistische bewerkingen, zoals vergulden, graveren of diamant zetten.
De uitdaging
Sinds de start in 2010 groeide het bedrijf van Van Keer snel. Zo snel dat haar broer geregeld insprong om haar naast zijn baan als projectbeheerder te ondersteunen. In mei 2015 besloot hij in de zaak te stappen. Een goede timing, want de juwelenontwerpster bleek zwanger. Jarne van Keer vertelt: ‘Mijn zuster had heel veel informatie in haar hoofd zitten, zij was degene die de afspraken met klanten maakte en precies wist welke bewerkingen er in welke volgorde moesten gebeuren. Dat kun je niet allemaal delen als je met z’n tweeën werkt en vragen stellen kost tijd. Bovendien wilden we het werk tijdens haar zwangerschapsverlof gewoon door kunnen laten gaan.’
Er moest een geautomatiseerd systeem komen om alle benodigde informatie eenvoudig op te slaan en ‘beschikbaar te maken. Jarne ontwierp zelf een oplossing op papier. ‘Ik heb een bakjessysteem getekend voor alle fasen die een juweel doorloopt. Daarna ben ik op zoek gegaan naar een oplossing: maatwerk, kant-en-klaar, … ik heb allerlei applicaties bekeken. Uiteindelijk ben ik op Filemaker uitgekomen, een veelzijdige én flexibele oplossing die er ook nog eens mooi uitziet, net als onze juwelen.’
De oplossing
Jarne klopte bij Filemaker-partner ClickWorks aan met de vraag om zijn ontwerp te vertalen naar een app op maat. Daarvoor had hij zelf ook al enkele pagina’s met Filemaker ontworpen en met familie en vrienden besproken. ‘De samenwerking met ClickWorks voelde vanaf het begin goed. Ze kwamen meteen met adviezen over hoe we bepaalde dingen het beste konden aanpakken en startten snel daarna met het invoeren van alle gegevens en het bouwen en testen van de app.’
De Filemaker-app helpt de verkoop en atelierwerk van Lore van Keers in goede banen te leiden. Jarne: ‘Onze juwelen zijn persoonlijk en vragen een persoonlijke benadering. Koopt een klant een juweel, dan gaan alle gegevens direct de app in. Bij maatwerk wordt er een aankoopbewijs met leverdatum afgedrukt dat de klant meekrijgt. In het atelier staat een pc waarop de Filemaker-app draait. Daar wordt een bon afgedrukt waarop precies staat welke fasen het juweel moet doorlopen, in de juiste volgorde.’
Voordelen
De Filemaker-app maakt het mogelijk om sneller te werken. ‘We kunnen 80 procent van onze maatwerkjuwelen in twee in plaats van drie weken leveren. Dat is heel snel. We merken dat onze klanten dat fijn vinden. Ook waarderen ze het dat we hen beter informeren als de levering iets langer duurt doordat bijvoorbeeld een steen te laat wordt geleverd. Ik check iedere dag heel eenvoudig welke sieraden zich in welke fase bevinden, op de iPad of MacBook’, aldus Jarne. Hij lacht: ‘En mannen zijn heel bij dat we alle vinger- en polsmaten van hun vrouw of vriendin in Filemaker hebben. Zo kunnen ze hen gemakkelijk verrassen.’
De app op de iPad is een waardevolle toevoeging vanwege de mobiele inzetbaarheid. “’Of ik nu met een klant door onze winkel loop, een presentatie bij een verkooppunt geef of aanwezig ben op een beurs of tentoonstelling, ik heb altijd alle informatie bij de hand’, vertelt Jarne.
Binnenkort zal de app op maat ook helpen om de materiaalvoorraad beter te beheren. Jarne: ‘We gaan in het systeem vastleggen hoeveel materiaal er precies in ieder juweel zit, zodat we na de productie van een sieraad exact weten wat we nog op voorraad hebben en tijdig bij kunnen bestellen. Daarnaast zijn we bezig met kleine aanpassingen en andere uitbreidingen van de app. Straks willen we bijvoorbeeld ook onze facturen met het systeem maken.’
Nu alles goed op de rails staat, is het bedrijf klaar voor groei. “Doordat alles wat we doen in FileMaker staat, kunnen we wanneer we dat willen mensen aannemen voor het atelier of in de winkel. We zijn niet meer afhankelijk van de informatie van Lore.”
