Na veertig jaar nog steeds geen papierloos kantoor

Bijna veertig jaar geleden, in 1978 om precies te zijn, voorspelde de Brits-Amerikaanse informatiewetenschapper Frederick Wilfrid dat we evolueerden naar een ‘paperless office’. Vandaag merken we dat een kantoor zonder papier nog lang niet bereikt is.

Uit een onafhankelijk onderzoek in het begin van dit jaar bij meer dan 2.400 kmo’s in de EMEA-regio blijkt dat tachtig procent van de kantoorwerkers printen als cruciaal beschouwt voor een effectieve werkwijze, en drie kwart van de werknemers bestempelt een papierloos kantoor als ‘onrealistisch’.  

Ook in België geeft 78 procent van de respondenten aan dat printen nog altijd een wezenlijk onderdeel is van hun werkprocessen. Gemiddeld worden er dagelijks 27 pagina’s afgedrukt per werknemer. De documenten die het vaakst uit de printer komen, zijn contracten, op de voet gevolgd door facturen, rapporten en brochures. Bij werknemers in de financiële en HR-afdelingen zal het gemiddelde nog wat hoger liggen.

Papieren processen, digitale archieven

Er is nochtans wel een groeiende trend van digitalisering: meer dan een derde van de bedrijven (34 procent) digitaliseert documenten om ze digitaal te bewaren in plaats van verder papieren archieven aan te leggen. Maar voor het gebruik van documenten in lopende werkprocessen gaat toch nog vaak de voorkeur uit naar afgedrukte exemplaren.

Dat betekent concreet ook dat de ‘levensduur’ van papieren documenten fors gedaald is: zeventien procent verdwijnt meteen na het lezen in de papierbak en 28 procent wordt maar kortstondig gebruikt. Maar hoe kortstondig ook, het gebruik van papier wordt door veertig procent van alle werknemers als essentieel beschouwd: als zij hun documenten niet konden afdrukken, zou hun productiviteit volgens hen gevoelig afnemen.

Groener en goedkoper

Papier uit de kantoren bannen is dus nog niet voor morgen. Het laatste wat een onderneming wil, is de productiviteit van haar werknemers afremmen. Maar dat betekent niet dat er niet is te besparen op printkosten. Als je doordachte keuzes maakt bij de selectie van je printerpark, kan je al heel wat kosten vermijden. Wie kiest voor inkjet- in plaats van laserprinters kan dubbel zoveel prints maken voor dezelfde prijs. Je produceert dan bovendien 95 procent minder afval en je verbruikt veel minder energie. 

Kiezen voor inkjet is dus niet alleen een kostenbewuste keuze, maar levert je bovendien een groen imago op. Jammer genoeg zijn twee derden van de bedrijven zich hier nog altijd niet van bewust. 

Het wordt dus de hoogste tijd dat bedrijven beter worden geïnformeerd. Documenten zullen nog jaren, waarschijnlijk zelfs decennia, worden afgedrukt, en hier ligt dus een enorme opportuniteit voor de meeste organisaties om te besparen op hun totale maandelijkse factuur, en tegelijk hun steentje bij te dragen aan een groene wereld.

Anders gezegd: een papierloos kantoor kunnen we nog niet nastreven maar een beter bedrijfsresultaat en een groenere omgeving liggen wel binnen handbereik. Waar wachten we nog op?