Veel organisaties maken gebruik van unified communications (uc)-technologieën om de samenwerking binnen geografisch verspreide teams te ondersteunen. Dit heeft gezorgd voor tal van voordelen, zoals meer efficiency, betere besluitvorming en effectievere bedrijfsprocessen.
Volgende stap is het verder versterken van de samenwerking tussen organisaties. De grote, bekende leveranciers van uc-oplossingen bieden nu tools aan voor bredere samenwerking, waarbij ze de cloud en mobiele apps gebruiken. Mitel, bijvoorbeeld, lanceerde Mitel MiCollab en Mitel MiTeam. Cisco introduceerde Cisco Spark en Avaya kwam met de Zang-productlijn. Al deze oplossingen zijn gericht op een zo eenvoudig mogelijke samenwerking. Ze zijn in de regel gebaseerd op cloudtechnologie, maar kunnen desgewenst ook on-premise geïnstalleerd worden.
Deze oplossingen hebben enkele gemeenschappelijke kenmerken:
- De gebruiker vindt alles wat hij nodig heeft op één plek. Teams kunnen binnen virtuele werkruimtes samenwerken aan één onderwerp of project. Alle informatie wordt in deze virtuele ruimte opgeslagen – zo zijn lange e-mailstrings met tal van afzenders en ontvangers te vermijden. Deelnemers hoeven niet te switchen tussen allerlei apps om hun werk te doen, maar beschikken over één applicatie voor spraak, video, messaging, presence, audio- conferencing, mobiliteit en teamsamenwerking.
- Gebruikers kunnen verschillende devices gebruiken, maar met steeds dezelfde, consistente ervaring. Alle informatie is op alle devices op dezelfde manier beschikbaar.
- Gebruikers kunnen overal samenwerken. Zij zijn niet langer aangewezen op kleine conferentieruimtes, maar kunnen thuis, op kantoor of onderweg samenwerken met dezelfde consistente look and feel.
- Samenwerking is drastisch te verbreden door klanten en partners als gasten toe te laten tot deze systemen. Dat vraagt om niets meer dan het installeren van een app op een mobiel device.
Al deze kenmerken helpen de productiviteit te verbeteren omdat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het leggen van contacten en het zoeken naar informatie. Daardoor kunnen ze meer aandacht besteden aan het proces zelf. Het is voor teams ook eenvoudiger om projecten te managen en de voortgang goed te bewaken.
Voordelen
De voordelen zijn duidelijk. Maar net als bij traditionele uc-projecten zijn er twee bepalende factoren voor een geslaagde implementatie en ingebruikname. De eerste is een sterk commitment van het management. Uc- en teamsamenwerkingsprojecten zijn in beginsel geen technologieprojecten. Ze draaien om organisatorische issues. Ze kunnen dan ook alleen succesvol zijn als het topmanagement als rolmodel wil fungeren en zo het belang van teamsamenwerking wil onderstrepen. Ook moet het management het belang van samenwerking voor de individuele werknemer en de organisatie als geheel goed duidelijk maken.
In de tweede plaats is de juiste training van belang. Het heeft niet veel zin om een state-of-the-art oplossing te implementeren zonder dat medewerkers getraind worden in het gebruik ervan. Met de juiste training is zowel de jonge, technologie-minded millennial als de oudere, minder technologie-georiënteerde collega te overtuigen van het nut en de noodzaak van samenwerkingsoplossingen.
Een ander belangrijk aspect is dat de nieuwe samenwerkingsoplossingen goed te integreren zijn met bestaande UC-platforms en diverse applicaties. Zo kan een supportteam bijvoorbeeld binnen één centrale ruimte werken waar alle tickets binnenkomen, kan een ontwikkelafdeling direct vanuit GitHub, BitBucket, Jira of Jenkins notificaties ontvangen, en ziet de salesmedewerker zijn of haar Salesforce-meldingen direct in de werkruimte.
Teamsamenwerking opent de deuren voor organisaties om bedrijfsprocessen verder te optimaliseren en de efficiency flink te stimuleren. Om de voordelen te plukken, zijn de juiste voorbereiding, een goede opleiding en goede partnerselectie belangrijke voorwaarden. Een goed beheer van deze drie pijlers kan het verschil maken tussen succes en mislukking.
