De Brusselse gemeente Sint-Gillis zal binnen enkele jaren helemaal papierloos werken. Door de volledige papierstroom in te scannen moet er een einde gemaakt worden aan de papierverspilling en moet de administratie vereenvoudigen.
Sinds januari van dit jaar is de gemeente Sint-Gillis gestart met het volledig dematerialiseren en digitaal beheren van al zijn papieren en elektronische documenten. Het besluit kadert in een actieplan voor administratieve vereenvoudiging dat loopt tot 2022.
Jaarlijks verwerken de gemeentelijke administratiediensten zo’n 63.000 stukken. Brieven, documenten of facturen die binnenkomen, worden vanaf nu éénmalig gescand en vervolgens enkel nog digitaal gedeeld, verwerkt en behandeld. Nadien volgt de digitalisering van alle mogelijke aanvraagformulieren, de verwerking van bestelbonnen en van het facturatieproces. Vanaf 2018 moet het moderniseringsproject dan uitmonden in een volledig digitaal archief.
De gemeente investeert dit jaar zo’n 204.000 euro in het project. Daarmee wordt gespecialiseerde software aangekocht en wordt er een ‘scanroom’ ingericht. Het personeel krijgt ook specifieke begeleiding en opleidingen.
In het digitaliseringsproject zijn er nog twee specifieke aandachtspunten, zegt schepen van Informatica Willem Stevens (SP.A) op Bruzz.be. ‘Enerzijds is er het wettelijk kader: sommige dingen moeten nu eenmaal nog steeds op papier gezet worden. Ook privacyoverwegingen spelen hier een rol. Anderzijds is er ook nog steeds een digitale kloof: niet iedereen is even mee met de digitalisering en die mensen zullen uiteraard nog steeds alle nodige informatie kunnen ontvangen. Onze loketten blijven open.’
