Het versturen van de gemeentebelasting, een taak die normaliter zes dagen in beslag nam, is door de gemeente Manage teruggebracht tot een klus die met enkele muisklikken is afgehandeld. Ricoh België automatiseerde het hele proces voor de gemeente.
Manage – een gemeente in de provincie Henegouwen met iets meer dan 23.000 inwoners en ongeveer 9.900 belastbare huishoudens en handelszaken – verstuurde tot voor kort de belastingen nog manueel naar haar burgers. Dat was een titanenwerk voor Philippe Hanard, verantwoordelijke ambtenaar bij de belastingdienst, en voor de gemeente vooral een enorm verlies van tijd en geld.
Ieder jaar was de belastingambtenaar zes volle werkdagen bezig met het versturen van de belastingen. Twee recto-verso bladzijden die uitgeprint, gevouwen en in een gefrankeerde envelop gestoken moesten worden … En dat bijna 10.000 keer. Daarna moest hij een paar keer naar het postkantoor in Gosselies, 20 kilometer verderop, rijden om de enveloppen in grote bakken te deponeren en te laten wegen. Voor de verzending moest alles contant betaald worden. Een maand later herhaalde hij deze procedure nog eens om herinneringen te sturen naar de 1.500 tot 2.000 burgers die hun belastingen nog niet betaald hadden. Dat kostte Hanard weer twee werkdagen. En nog een maand later moest een aangetekende zending naar de laatbetalers gestuurd worden. Hiervoor drukte hij ook nog eens etiketten af, die op iedere envelop werden gekleefd. Zes volle werkdagen om belastingbrieven, herinneringen en aangetekende zendingen te versturen. Daarbovenop nog eens de kosten voor het printen, de enveloppen, de brandstof voor transport en de verzendkosten.
Ricoh stelde de gemeente twee oplossingen voor om tijd te winnen én de kosten te verminderen: Easy Tax Sending en Click & Post. Met dank aan outsourcing worden de belastingen nu in massa afgedrukt, gevouwen, in een envelop gestoken en automatisch gefrankeerd voordat ze met de post worden verzonden. Alle procedures worden met de tools van Ricoh in goede banen geleid. In het belang van de veiligheid en de flexibiliteit is het systeem Mail ID geïnstalleerd. Zo wordt het mogelijk om de coördinaten van de ontvangers met een barcode te associëren, waarmee de vertrouwelijkheid gegarandeerd is, net als de distributie in het sorteercentrum.
Ook voor het versturen van herinneringen en aangetekende zendingen is de procedure tot een simpele klik herleid. Click & Post is een platform met meerdere kanalen voor het verzenden van documenten per post, mail, sms of fax, vanaf een pc, een laptop, een smartphone of een tablet. Het volstaat om een modeldocument op te laden, dat vervolgens met de coördinaten van burgers gepersonaliseerd wordt. Met de goedkeuring van de gemeenteambtenaar neemt Ricoh het daarna over. Van het printen van de brieven tot het afleveren bij Bpost. Ook een aangetekende zending wordt snel verstuurd.
