De mindere economische vooruitzichten dwingen bedrijven kritisch te kijken naar de uitgaven. Met name op it-kosten valt vaak te besparen. Onderzoek, in opdracht van it-dienstverlener Crayon, wijst uit dat 54 procent van de bestuurders kostenoptimalisatie als grootste uitdaging van it-beheer ziet.
Volgens Michiel van Egmond, direct sales manager bij Crayon Benelux, bestaat niet zelden onvoldoende inzicht in cloudkosten. Door de snelle invoering van allerlei applicaties – vaak vanuit de cloud – verliezen organisaties het overzicht. Zo worden er softwareapplicaties, zoals cloudopslag of vergaderapplicaties, aangeschaft die niet per se nodig zijn voor het bedrijf of slechts beperkt worden gebruikt door werknemers. Ook nemen bedrijven vaak een overtollig aantal licenties af voor het gebruik van bepaalde online-diensten. In plaats van dat iedere werknemer een eigen licentie heeft, volstaat vaak één licentie per twee werknemers of soms zelfs één licentie per afdeling.
Uit onderzoek blijkt dat bedrijven die het beheer van cloudkosten over het hoofd zien of de cloud niet optimaal benutten, tot veertig procent te veel uitgeven in de cloud. Zonder goed inzicht in de cloud-uitgaven is het lastig de cloud-infrastructuur te optimaliseren. Met behulp van software die cloud-applicaties in realtime monitort, krijgen alle applicaties de resources die ze nodig hebben. Bovendien is zo inzichtelijk te maken welke applicaties niet of nauwelijks worden gebruikt en dus beter van de hand zijn te doen.
Verder moet het traditionele inkoop- en consumptiemodel veranderen. Niet langer geschikt is de oude werkwijze waarbij it-teams verzoeken indienen en de financiële collega’s deze goedkeuren via lange inkoopcycli. It, business en financiën kunnen beter nauw samenwerken.
De derde oorzaak van kostenoverschrijdingen is de toenemende complexiteit van het it-landschap. Veel bedrijven digitaliseren om efficiënter te kunnen werken. Dit leidt vaak tot de snelle ontwikkeling en soms ongecontroleerde implementatie van nieuwe technologieën binnen organisaties. Ook het onderhoud van bestaande apparatuur of software kan op de kosten drukken.
