Zeven valkuilen bij Sharepoint-migraties

Kies je een FastTrack- of een QualityTrack-migratie? Met de steeds verdergaande acceptatie van Sharepoint Online krijgen we veel vragen naar de beste migratieaanpak. Om te helpen bij het maken van de juiste keuzes voor een migratie heb ik in dit blog zeven valkuilen op een rijtje gezet.

Een Sharepoint-migratie is complex. Onderschat de complexiteit van een Sharepoint-migratie niet. Deze kan vele malen ingewikkelder zijn dan bijvoorbeeld een Exchange-migratie, waarbij de inhoud in veel gevallen een-op-een kan worden overgezet. Bij een Sharepoint-migratie voldoet de bestaande sitestructuur en -opbouw misschien niet meer voor een organisatie, of misschien zijn bepaalde functionaliteiten juist wel of helemaal niet meer gewenst. En denk ook aan de functionaliteiten die compleet veranderd zijn.

Wat doen we met de Inhoud? Het lijkt makkelijk om alle data over te zetten (‘we zien later wel wat we ermee gaan doen’). Ruimte genoeg toch in de cloud? Ja, maar met het overzetten van ook niet-relevante inhoud loop je het risico dat de nieuwe start minder relevantie krijgt. Dit is het zogenaamde ‘garbage in, garbage out’-principe. Degenen die het beste kunnen bepalen welke content nog relevant is, zijn de mensen die ermee werken. Zij zullen dus een selectie moeten maken.

Wat doen we met maatwerk? Draagt het maatwerk nog wel bij aan de functionaliteit van het gebruikte platform? En zo ja, kan dit vervangen worden door huidige standaardfunctionaliteit of moet er een nieuwe app voor worden gebouwd? Maatwerk maakt een migratie altijd complexer.

Wel of geen design? Regelmatig investeren organisaties in prachtige, maar vaak ook complexe designs voor een intranet of applicatie. Stel altijd de vraag of het design bijdraagt aan de adoptie van het nieuwe platform en dus of dit een nieuwe investering waard is. Vanwege de vele veranderingen in Sharepoint is het in ieder geval niet aan te raden om te proberen het design een-op-een over te zetten.

Gebrek aan betrokkenheid. Zorg voor goede communicatie gedurende het migratietraject. Betrek de medewerkers al vanaf het begin en informeer over het nut en de noodzaak van de migratie. Vertel over nieuwe functionaliteit, maar vergeet ook niet te melden welke functionaliteit verandert of verdwijnt.

Werken zonder gedegen planning. Een migratie kan niet zonder planning en zoals gezegd zijn Sharepoint-migraties complex. Ze hebben daarom een gedegen voorbereiding nodig.

Onderschatten van de noodzaak van testen. Reserveer in de planning tijd voor het testen. Het nieuwe platform is anders en een aanname dat iets werkt, zal altijd tegen je werken, zelfs als je alleen de standaardfunctionaliteiten gebruikt. Dus test en weet het zeker!

Rogier Duurkoop, Office 365 architect bij Rubicon