Distributiereus Colruyt stapt over van papieren op digitale loonfiches. Elke maand stuurt het bedrijf 34.000 enveloppen de deur uit, maar daarin 68.000 pagina’s aan loonfiches. Die kunnen voortaan ook digitaal geconsulteerd worden.
‘Onze doelstelling was niet over te stappen van de papieren loonfiche naar alleen maar elektronica: we wilden ons personeel niets verplichten of opleggen’, zegt Aline Ocquet, application manager hr/payroll van Colruyt Group Services. ‘Het is aan hen om te kiezen tussen het papieren document en de digitale versie.’
Elektronische brandkast
Voor de digitalisering wordt een beroep gaan op Cimail, een filiaal van de Numen-groep. Zij werkten in dit project nauw samen met Symeta, het filiaal van Colruyt dat gespecialiseerd is in documentaire diensten. Cimail werkte een oplossing voor de dematerialisering van de loonfiche uit op basis van zijn software Easyfolder. Cimail laat het hr-departement van de supermarktketen ook beschikken over een beveiligde privéruimte, een soort elektronische brandkast. ‘De toegang tot die safe verloopt via het internet met een identificatie door een e-mailadres en een wachtwoord’, verduidelijkt Ocquet. ‘Elke toevoeging van een nieuw document in de safe doet bij de werknemer een alarm afgaan dat hem uitnodigt om het document te raadplegen.’
Uitbreiding
De Easyfolder van Cimail garandeert een beveiligde opslag en archivering van de loonfiches. Bij elke loonfiche – erg vertrouwelijke informatie – hoort een unieke sleutel. De fiche wordt opgeslagen in pdf-formaat om ongeoorloofde wijzigingen te voorkomen en de werknemer kan ze downloaden. Voorlopig wordt Easyfolder alleen gebruikt voor de dematerialisering van de loonfiches, maar er wordt al gedacht aan uitbreidingen, zoals dematerialisering van het fiscaal attest en de individuele rekening met het jaarlijks overzicht van alle vergoedingen. ‘We zullen beginnen met de documenten die het meest gevraagd worden en die waarvoor wij wettelijk verplicht zijn ze om te archiveren’, besluit Ocquet.
