Ontzorgen dankzij digitale ondertekeningstool

Investeren in digitale tools maakt niet enkel het leven van je klanten makkelijker. Ze helpen je ook om lange lijsten aan manuele opvolgingstaken bij je medewerkers weg te nemen en je processen efficiënter te organiseren.

Het zal je niet onbekend voorkomen, het per post of e-mail versturen van goed te keuren en te ondertekenen jaarrekeningen, notulen van raden van bestuur, … vervolgens een excellijst aanleggen om op te volgen welke documenten terug gekomen zijn, herinneringsmailtjes uitsturen, verkeerd getekend stukken terugzenden, enzovoorts.

Dankzij moderne technologie als Penneo Sign kan je dit soort processen makkelijk automatiseren. Nadat je de documenten van uit Penneo hebt verstuurd, zorgt een visueel dashboard meteen voor een overzicht van welke documenten werden bekeken, welke in behandeling zijn en welke ondertekend werden. Je klant kan de documenten bekijken en tekenen waar, wanneer en met het device dat hij wil.

Een belangrijke troef van Penneo is ook dat itsme® makkelijk kan worden geïntegreerd. In de Belgische markt is itsme® inmiddels een erg ingeburgerde app. Steeds meer mensen gebruiken deze toepassing om hun belastingsaangifte, contracten of banktransacties te ondertekenen. Voor Fineko, een financieel dienstverleningskantoor dat al meer dan 25 jaar ondernemers begeleidt, was de makkelijke koppeling tussen itsme® een doorslaggevend argument om te kiezen voor Penneo Sign.

Omdat ontzorgen echt in het DNA van Fineko zit, moest de digitale ondertekeningssoftware ook makkelijk zijn in gebruik, in eerste instantie voor cliënten maar ook voor de +/- 100 medewerkers die ermee aan de slag moesten. Dankzij de implementatie van het Penneo werd het omslachtige proces rond de ondertekening van documenten volledig op maat van Fineko’s interne werking geautomatiseerd. Dit resulteerde in een enorme tijdswinst. Fineko’s medewerkers kunnen nu meer dan ooit focussen op het verstrekken van gepersonaliseerd fiscaal en juridisch advies. Zo maken ze het verschil en creëren ze maximaal toegevoegde waarde voor hun ondernemers.

“Door het gebruik van Penneo kwam er veel tijd vrij bij onze medewerkers. Ze spenderen minder tijd aan het controleren wie al ondertekende en wie niet. Aangezien documenten automatisch toekomen worden ook bepaalde interne processen en taken automatisch afgevinkt, wat betekent dat onze collega’s gewoon meer tijd hebben om hun klanten te adviseren.” - Stijn de Prins partner bij Fineko

Fineko ziet vooral een grote efficiëntiewinst bij jaarrekeningen. De ondertekening van deze document liet vroeger vaak lang op zich wachten, maar dankzij Penneo worden ze nu snel teruggestuurd.