Het gebeurt vaker dan je denkt: een bedrijf staat op het punt een belangrijk overheidsproces af te ronden, en dan blijkt plotseling dat de benodigde eHerkenning ontbreekt of verlopen is. Geen toegang, geen inlogmogelijkheid, en een deadline die niet wacht. Wat doe je dan?
Hoe een bedrijf ineens zonder toegang zit
Stel je voor: een middelgroot bedrijf moet vóór het einde van de maand een subsidieaanvraag indienen via het RVO-portaal. De financieel manager logt in, of probeert dat althans, maar het systeem weigert toegang. Na wat zoekwerk blijkt dat de eHerkenning van het bedrijf is verlopen. De medewerker die de licentie destijds heeft aangevraagd, is al maanden uit dienst, en niemand heeft de verloopdatum bijgehouden. Het account bestaat nog, maar de geldigheid is verstreken.
Dit soort situaties is herkenbaar voor veel organisaties, zeker bij bedrijven waar digitale authenticatie niet centraal wordt beheerd. eHerkenning wordt vaak eenmalig aangevraagd, ingericht en vervolgens vergeten, totdat er iets fout gaat. En dat moment valt bijna altijd op het slechtste tijdstip: net vóór een belastingaangifte, een vergunningaanvraag of een subsidiedeadline.
Veelvoorkomende oorzaken van dit probleem
Er zijn meerdere redenen waarom een bedrijf plotseling zonder werkende eHerkenning zit. De meest voorkomende zijn:
- De eHerkenning is verlopen en er is geen verlengingsherinnering ontvangen of opgepikt.
- De gemachtigde medewerker heeft het bedrijf verlaten en de licentie stond op zijn of haar naam.
- Het benodigde betrouwbaarheidsniveau (EH2+, EH3 of EH4) komt niet overeen met wat het overheidsportaal vereist.
- Er is nooit eHerkenning aangevraagd, omdat het bedrijf dit niet eerder nodig had, maar nu ineens wel.
- De aanvraag is ooit gestart, maar nooit afgerond, waardoor er geen actieve licentie is.
Elk van deze scenario’s leidt tot hetzelfde resultaat: geen toegang, en een bedrijf dat snel moet handelen. In zulke gevallen is het verleidelijk om in paniek te raken, maar dat helpt niet. Wat wél helpt, is weten hoe je het proces zo snel mogelijk doorloopt.
Wat je kunt doen als je eHerkenning nodig hebt met haast
eHerkenning aanvragen gaat niet in vijf minuten. Er zit een identificatiestap in waarbij de aanvrager, of een gemachtigde vertegenwoordiger van het bedrijf, zijn of haar identiteit moet laten verifiëren. Dat kan fysiek bij een erkend punt of soms digitaal, afhankelijk van de aanbieder en het gewenste betrouwbaarheidsniveau. Houd rekening met een doorlooptijd die kan variëren, maar waarbij spoed mogelijk is als je de juiste aanbieder kiest en het proces direct goed doorloopt.
Als je als bedrijf zo snel mogelijk aan de slag wilt, is het verstandig om een aanbieder te kiezen die het aanvraagproces helder en efficiënt heeft ingericht. Via eherkenning aanvragen spoed, kun je direct het aanvraagproces starten en word je stap voor stap begeleid, zodat je geen tijd verliest aan onduidelijkheden of fouten in de aanvraag. Vraag het liefst voor 14 uur aan op https://we-id.nl/
Wat je alvast kunt voorbereiden
Om het proces zo vlot mogelijk te laten verlopen, is het slim om een aantal zaken direct bij de hand te hebben. Zo voorkom je onnodige vertragingen zodra je het aanvraagformulier invult of de identificatiestap ingaat:
- Het KvK-nummer van je bedrijf.
- Een geldig legitimatiebewijs van de aanvrager of gemachtigde.
- Duidelijkheid over welk betrouwbaarheidsniveau je nodig hebt. Kijk dit na in de vereisten van het overheidsportaal waar je toegang tot wilt.
- De contactgegevens van de persoon die de eHerkenning gaat beheren binnen het bedrijf.
Zeker dat laatste punt wordt regelmatig over het hoofd gezien. Door meteen bij de aanvraag vast te leggen wie intern verantwoordelijk is voor het beheer en de verlenging, voorkom je dat je over een jaar weer in dezelfde situatie terechtkomt.
Voorkomen is beter dan blussen
Wanneer de directe crisis is opgelost en de eHerkenning weer actief is, loont het om even stil te staan bij hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. Veel organisaties behandelen eHerkenning als een eenmalige administratieve handeling, terwijl het in de praktijk een doorlopend bedrijfsmiddel is dat beheer vraagt. Stel een herinnering in vóór de verloopdatum, wijs een vaste beheerder aan en documenteer welke medewerkers gemachtigd zijn. Zo’n simpele aanpak scheelt veel stress op het moment dat het er echt toe doet.
Bedrijven die regelmatig met overheidsdiensten communiceren, zoals voor subsidies, vergunningen, belastingaangiften of aanbestedingen, doen er bovendien goed aan om het betrouwbaarheidsniveau van hun eHerkenning te controleren op actualiteit. De eisen van portalen kunnen veranderen, en een licentie op het verkeerde niveau geeft net zoveel problemen als helemaal geen licentie.
Plotseling zonder eHerkenning zitten is vervelend, maar het is een oplosbaar probleem. Met de juiste voorbereiding en een aanbieder die het aanvraagproces begrijpelijk maakt, hoef je zelfs bij haast niet met lege handen te staan. Het gaat erom dat je direct de goede stappen zet en het proces zonder omwegen doorloopt.