Afdeling bedrijfsobstructie, facilitator, hart van de onderneming. Zomaar enkele woorden waarin klanten van de ict-afdeling deze kernachting beschrijven. Niemand vindt het leuk om in de eerste categorie te worden ingedeeld. Toch gebeurt dit nog te vaak.
Zeker in situaties waarin mensen in de organisatie onder druk worden gezet om te presteren, om zaken te delen en om in een team prestaties te verrichten. En als deze mensen dan van anderen bijvoorbeeld hebben gehoord dat het delen van de documenten via Dropbox of via Onedrive zo ontzettend eenvoudig is, waarom zouden ze dan wachten op de ict-afdeling?
Trends
De laatste jaren zijn de klanten in de organisatie mondiger geworden en zoeken zij onder druk naar oplossingen. Zij gaan dan voorbij aan de integriteit van een ict-afdeling. Moet ik mijn sales beter regelen als sales afdeling? Dan doe ik toch een proef met Salesforce of Dynamics online; creditcard erbij en een abonnement is zo geregeld, geen probleem. Als je collega’s toegang wilt geven, gewoon even een licentie erbij nemen. Of wil je een boekhoudpakket? Twinfield, Exact online, Afas, je noemt het maar, net zo makkelijk.
Kortom, de klant van ict is mondiger geworden. De ict-afdeling zou dit fenomeen moeten aanmoedigen, laat de interne klant bepalen wat zij wil en bepaal als ict-afdeling of probeer of de oplossing vanuit ict-perspectief in te passen is in de organisatie.
Ik heb voorbeelden gezien waarin de organisatie een bepaalde oplossing wilde hebben en daar de ict-afdeling niet bij betrokken had. Wat denk je dat er gebeurde toen de aanschaf geregeld moest worden? Je voelt het al aankomen.
De organisatie had er begrip voor dat de potentiële aanschaf in het ict-landschap moest passen. Even tussendoor, bij die term heb ik altijd het idee dat de server ruimte overwoekert is door metershoog gras, maar dat terzijde. De duurzaamheid van ict komt een andere keer ter sprake. De organisatie had echter het gevoel dat de ict-afdeling zich gepasseerd had gevoeld en daarom expres dwars had gelegen.
Die afdeling kreeg door die case dus de naam afdeling bedrijfsobstructie, omdat zij niet in zag welke productiviteitsverbetering de organisatie met de desbetreffende oplossing had kunnen realiseren.
Bij ict werken mensen, dus deze situatie zal je dus bekend kunnen voorkomen. Je kunt deze situatie ook voorkomen.
Gecontroleerde creativiteit
Gecontroleerde creativiteit bestaat niet. Want als je creativiteit wilt controleren/beheersen, verdwijnt de creativiteit vanzelf. En dat is wat gebeurt bij de introductie van standaard protocollen.
Managers zoeken de oplossingen voor samenwerking vaak in procedures. Bij aanvragen, onderzoeken cq aanschaffen van cloud oplossingen lijkt een protocol de oplossing. Het type procedure om de inzet van een cloudoplossing in goede banen te leiden, is er dan vaak op gericht om mensen onnatuurlijke stappen te laten nemen.
Een onnatuurlijk stap is het, als een afdeling een oplossing zoekt. Zij dit moet beschrijven en de beschrijving panklaar opleveren aan ict, die zich vervolgens gepasseerd voelt en dwars gaat liggen, omdat zij veel betere oplossingen kent. Deze oplossingen kunnen beter zijn vanuit ict-perspectief, maar zullen niet per se het beste rendement opleveren.
Het mooie van cloud oplossingen is juist dat afdelingen die een oplossing zoeken, deze vaak vinden in de cloud. Dat is creativiteit! Als organisaties zouden stimuleren dat hun ict-afdeling blij is met de inventiviteit van hun collega’s, en zij samen met de afdeling toetsen of de gewenste oplossing kwa veiligheid, functionaliteit en andere voorwaarden voldoet aan de eisen en wensen van de organisatie, dan is de organisatie de winnaar.
Wat moet ICT doen?
Zorg dat je je klanten de oplossing laat voorbereiden, dat scheelt jou werk. Respecteer de oplossing die ze willen hebben en neem ze mee in de zaken die vanuit jouw optiek belangrijk zijn voor de organisatie en kom samen tot de oplossing die de organisatie ten goede komt. Persoonlijke gevoelens zijn niet belangrijk. Het is wel belangrijk te weten wat jullie beider belang is: een goed werkende organisatie. Als beide partijen begrip hebben voor elkaar, kan je er altijd uitkomen en obstakels, zoals in dit artikel beschreven, worden voorkomen.
De kennis dat je weet hoe je klant reageert is goud waard.
