Verbind mensen, data en plannen

Een van de grootste uitdagingen van elke organisatie is strategische planning: wat gaan we doen, met wie gaan we het doen, hoe gaan we het doen en wat gaat het ons opleveren? Om die vragen te beantwoorden en de uitkomsten in een strategisch plan te gieten, vereist niet alleen een optimale informatievoorziening, maar ook de juiste skills en tools.

Veel organisaties lopen bij dit proces al snel tegen beperkingen aan. Zo vraagt het verzamelen van de juiste data veel tijd, zijn alle verantwoordelijkheden niet altijd consistent vastgelegd, en bieden veelgebruikte tools als Excel niet de schaal en prestaties om in grotere bedrijfsomgevingen een effectief plan te creëren.

Connected planning

Dit is op te lossen door te kiezen voor een andere aanpak: connected planning op basis van één gemeenschappelijk platform voor alle afdelingen. Hiermee leg je binnen een organisatie fundamentele verbindingen tussen data, mensen en plannen.

Voor wat betreft data: in veel organisaties is Excel nog steeds het meest gebruikte middel om data vast te leggen, te analyseren en te rapporteren. Nadelen van deze aanpak zijn onder andere een voortdurende onzekerheid over de integriteit van de data (heb ik hier de juiste versie van een bestand op mijn scherm?) en over de prestaties (bij grotere bestanden kan het lang duren voordat Excel is uitgerekend). Door data volledig te centraliseren in één datahub, is er één versie van de waarheid. Zonder silo’s kan iedere gebruiker ervan uitgaan dat de bedrijfsgegevens die hij gebruikt, voor een planning de enig juiste zijn.

Bij het verbinden van mensen en plannen gaat het er eveneens om niet meer in silo’s te denken of te werken. Elk plan van de productontwikkelings- of marketingafdeling heeft impact op human resource, finance en logistiek. Wanneer deze afdelingen direct betrokken zijn en ook meteen kunnen zien wat een initiatief voor ze betekent in termen van bijvoorbeeld budget of personeelsbestand, kunnen er veel effectiever en efficiënter beslissingen worden genomen over alle stappen. Plannen is mensenwerk en hoe beter de samenwerking tussen mensen en tussen afdelingen, hoe effectiever het planningsproces én de uitvoering verlopen.

Voorbeelden

Met connected planning zijn meer mensen betrokken bij de planning en besluitvorming binnen het bedrijf, wat leidt tot snellere reacties en koerscorrecties. Bedrijven die connected planning inzetten, behalen in korte tijd enorme voordelen. Een voorbeeld daarvan is Intel. Zij zochten een oplossing voor het complexe beheer van offertes en het berekenen van bonussen voor verkopers. Intel gebruikte daar eerder een groot aantal Excel-spreadsheets en ongeveer veertig databases voor. Door deze activiteiten te consolideren in één centrale omgeving, behaalde Intel in enkele maanden tijd een roi van 400 procent. Alle spreadsheets zijn verdwenen en de centrale omgeving biedt op elk moment up-to-date informatie.

Ook W.P. Carey, een financiële dienstverlener die actief is op het gebied van onroerendgoedfinanciering, verving in totaal 250 verschillende Excel-modellen voor het verwerken van belastingwetgeving in verschillende regio’s door één centraal systeem. In de oude situatie was W.P. Carey gedwongen om tegen het eind van een lopend kalenderjaar met dit proces te beginnen om de deadlines te halen. De laatste maand van een kalenderjaar werd dan later toegevoegd. Met connected planning kan de dienstverlener aan het begin van een kalenderjaar starten en de gegevens toch ruim op tijd aanleveren.

Deze (en andere) voorbeelden onderstrepen dat het verbinden van data, mensen en plannen concreet voordeel oplevert en organisaties daadwerkelijk helpt bij het optimaliseren van hun processen en bij het behalen van hun doelen.

Marco van Oosterhout, managing director Anaplan