Leveranciers geven de indruk dat het niet de vraag is of uw erp naar de cloud moet, maar wanneer. En bij voorkeur in een multi-cloud of hybride-cloud constructie en zeker geen nep-cloud, want die blijkt tegenwoordig ook te bestaan. Cloud als onderdeel van digital transformation. Afgezien van hype of noodzaak: Bent u beter af met erp in de cloud of op uw eigen server? Een korte uiteenzetting van de verschillen en bijkomende voor- en nadelen.
De noodzaak wendbaar te zijn voor opkomende ontwikkelingen en technologieën wordt in dit artikel buiten beschouwing gelaten. Dit is sterk afhankelijk van branche, afzetgebied en type organisatie. Zoals altijd begint de afweging bij weten waar een organisatie voor staat en waar het naar toe wil. In de keuze voor cloud of on-premise dient meegenomen te worden in hoeverre onderstaande aspecten relevant zijn voor uw specifieke situatie.
In dit artikel wordt onderscheid gemaakt tussen 3 vormen van het afnemen van applicaties:
- On-premise. De klant koopt licenties en hardware en is zelf verantwoordelijk voor het beheer van de hardware infrastructuur. Met de erp-partner wordt in de meeste gevallen een onderhoud- en supportovereenkomst voor de applicatie gesloten.
- Cloud-hosting. De klant koopt licenties. De hardware wordt ter beschikking gesteld vanuit een datacenter, door de erp-partner of een derde partij. De hosting-partij beheert de hardware infrastructuur. Hiervoor wordt een overeenkomst gesloten. Met de erp-partner wordt in de meeste gevallen een onderhoud en support overeenkomst voor de applicatie gesloten.
- Cloud-SAAS. De erp-partner stelt hardware en applicatie ter beschikking vanuit een datacenter. De klant en erp-partner sluiten één overeenkomst. Deze overeenkomst omvat beheer van de hardware infrastructuur en onderhoud en support van de applicatie. In de meeste gevallen op basis van pay-per-use (het aantal gebruikers).
Cloud-hosting wordt door leveranciers van SaaS-applicaties wel gekscherend nep-cloud genoemd. Multi-cloud ontstaat bij gelijktijdig gebruik van verschillende cloud-platformen. Met hybride-cloud wordt een combinatie van private-cloud en public-cloud bedoeld. Let op: In private cloud is de omgeving ingericht voor het exclusieve gebruik door één klant. De hardware wordt niet gedeeld. Dit geeft grotendeels dezelfde mogelijkheden als on-premise. bij een public-cloud maken verschillende klanten gebruik van dezelfde hardware infrastructuur.
Functionaliteit/Innovatie
Het belangrijkste aspect voor het kiezen van een erp-applicatie is en blijft de beschikbaarheid van passende functionaliteit. De functionaliteit dient aan te sluiten op de bedrijfsprocessen van de organisatie. De mate waarin functionaliteit beschikbaar is staat compleet los van de discussie cloud/on-premise. Net als innovatie kracht, het aantal ontwikkelaars dat beschikbaar is voor doorontwikkeling van de applicatie.
Belangrijk aandachtspunt is de evolutie van on-premise naar SaaS. De eerste door de leverancier opgeleverde SaaS versie bevat veelal minder functionaliteit dan de laatste on-premise versie. Single tenant SaaS applicaties (hierbij gebruiken alle klanten dezelfde systeem instellingen) zijn zeer beperkt te configureren en daarmee minder goed aan te sluiten op specifieke bedrijfsprocessen. Multi tenant SaaS applicaties geven in principe dezelfde configuratie mogelijkheden als On-premise en Hosting.
Integratie van erp met applicaties van derden, zoals crm-, magazijn- of planningsapplicaties is in alle gevallen een aandachtspunt. Waar onderhoud en beheer van de integratie niet bij de leveranciers belegd is, is de klant zelf hiervoor verantwoordelijk. In geval van SaaS, waarbij de klant de ambitie heeft zoveel mogelijk te outsourcen en de eigen it-afdeling te laten krimpen, ontstaat een uitdaging. Het kort cyclische releasebeleid van SaaS-applicaties vraagt een regelmatig terugkerende complexe inspanning. Dit is een opkomende markt voor IPaaS (integration platform as a service) leveranciers (Bent u er nog?) die de klant ontzorgen bij de integratie van verschillende omgevingen. Uiteraard met een separate overeenkomst en tegen passende tarieven.
In geval van SaaS en hosting draait de server in een datacenter. Datacenters hebben over het algemeen zowel de stroom- als internetvoorziening dubbel uitgevoerd en leveren daarmee een hoge beschikbaarheid. Gebruikers van een SaaS- of hosting-oplossing zijn voor toegang tot de applicatie afhankelijk van lokale stroomvoorziening en een goede internetverbinding. Een on-premise-installatie voor één vestiging (waar ook de server draait) lijkt minder kwetsbaar aangezien er geen afhankelijkheid is van het internet. De vraag is in hoeverre dit werkelijk een voordeel is. Zonder internet en daarmee zonder mail en vaak ook telefoon zijn de meeste organisaties sowieso niet zo productief meer. Een on-premise installatie voor verschillende vestigingen is naast stroomvoorziening afhankelijk van de (internet)verbinding tussen de serverlocatie en de overige vestigingen. Indien op de locatie van de server de stroomvoorziening of (internet)verbinding uitvalt, verliezen de overige vestigingen toegang tot de applicatie.
Flexibiliteit/Schaalbaarheid
In geval van on-premise en hosting zijn licenties gekocht. De kosten voor onderhoud en support lopen mee met het aantal licenties. Licenties bijkopen kan altijd, echter bij het inleveren van een licentie krijgt de klant hier geen geld voor terug. In geval van hosting is een contractuele afspraak gemaakt over de in te zetten hardware-configuratie (op basis van het initiële aantal licenties). In de meeste gevallen is deze configuratie niet vergaand aan te passen.
Bij een daling van het aantal gebruikers blijft de (op dat moment te zware) configuratie in gebruik en dalen de kosten niet. Bij een sterke stijging van het aantal gebruikers zal de configuratie aangepast moeten worden om snelheid van de applicatie acceptabel te houden. Dit is in veel gevallen een kostbare aangelegenheid. SaaS is schaalbaar. Per maand kan het aantal gebruikers, zowel naar boven als naar beneden, aangepast worden. In geval van bijvoorbeeld sterke seizoensinvloeden of conjunctuurgevoeligheid is dit een voordeel.
Releasebeleid/Gebruiksduur
SaaS-applicaties geven veelal twee tot vier releases per jaar. Veel leveranciers beloven geen major-releases meer uit te brengen die leiden tot complexe conversies en her-implementaties. De klant heeft de verplichting een actuele release te gebruiken. Met elke releasewissel dient echter een volledige regressietest uitgevoerd te worden, terwijl deze release wellicht niet direct voordelen biedt in bug-fixing of functionaliteit. In geval van on-premise en hosting heeft de klant doorgaans meer vrijheid. SaaS leveranciers stellen dat, vanwege het ontbreken van gedwongen her-implementaties, de gemiddelde gebruiksduur van SaaS-applicaties langer zal zijn dan die van on-premise applicaties. Dit is nog maar de vraag. Juist in tijden met snelle technologische ontwikkelingen worden organisaties, zowel klant als erp-partner, sneller gedwongen hun strategie bij te stellen. Dit vergroot de kans dat partijen eerder hun eigen weg gaan.
Ontlast it-afdeling van de klant
In geval van on-premise is de klant verantwoordelijk voor het beheer van applicatie en hardware. Hosting ontzorgt op het gebied van hardware. SaaS op het gebied van hardware en applicatie. De SaaS-partner is verantwoordelijk voor: installatie van hardware, operating system, virtualisatie, database en applicatie. Daarnaast, veelal optioneel, voor het beheer van hardware, het uitvoeren van back-up ’s en het installeren van patches/releases. De klant hoeft deze kennis en capaciteit niet in huis te hebben. In tijden waarin het vinden en houden van gekwalificeerd ict-personeel een uitdaging is, is dit een interessant voordeel.
Over de security zijn de meningen verdeeld. Datacenters en erp-partners hebben mensen in dienst die zicht uitsluitend bezig houden met beveiliging. De interne it-afdeling van een organisatie beschikt in de meeste gevallen niet over dergelijke specialisten. In het algemeen wordt hosting als veiliger bestempeld dan on-premise. Punt van aandacht is multi tenant SaaS, waarbij alle klanten gebruikmaken van dezelfde database. Dit wordt als beveiligingsrisico gezien.
Kosten
Op basis van recente offertes lijken cloudoplossingen duurder te zijn dan on-premise. Voor hosting door de erp-partner wordt in het algemeen een stevig bedrag per gebruiker per maand gevraagd. Vreemd genoeg veelal zonder staffelprijzen. Het verdient aanbeveling kosten, voorwaarden en toegevoegde waarde van hosting door de erp-partner te vergelijken met on-premise en of hosting door een derde partij. Voor SaaS geldt in ieder geval dat de eenmalige investering een stuk lager is omdat er geen licenties aangeschaft worden. Een goed vergelijk van total cost of ownership tussen SaaS en on-premise is pas mogelijk als alle reële kosten voor beheer door de interne it-afdeling worden meegenomen. Het is lastig hier een objectieve berekening van te maken. Aannemelijk is dat leveranciers op alle aspecten van de dienst een stukje winst maken. Daar staat tegenover dat de kosten voor cloud-diensten voorspelbaar zijn.
In geval van SaaS en hosting zijn additionele contractafspraken van toepassing:
- Een verwerkersovereenkomst is verplicht indien de klant, een derde partij (de leverancier) toegang geeft tot persoonsgegevens.
- Het is aan te raden afspraken te maken over de locatie van dataopslag en de partij die de dataopslag verzorgd, met als doel de data zo goed mogelijk te beveiligen.
- In geval van SaaS zijn zowel de hardware als de software eigendom van de leverancier. Hier ontstaat een afhankelijkheid. Het verdient aanbeveling vooraf goede afspraken te maken over verantwoordelijkheden en verplichtingen in geval partijen uit elkaar gaan. Zowel bij overstap naar een andere applicatie als naar een andere partner.
Wel of geen no-brainer
Is cloud op dit moment een no-brainer? Nee! Wordt het een no-brainer? Waarschijnlijk wel! Waar mogelijk, is een transitie gaande van het leveren van producten naar het leveren van diensten. Ict is daarop geen uitzondering. De klant wordt ontzorgd tegen voorspelbare kosten en het is een interessante propositie voor leveranciers. De overige aspecten kunnen het voordeel van cloud zowel groter als kleiner maken, dit verschilt per klantorganisatie. Met een gebruiksduur van gemiddeld acht jaar is cloud/on-premise anno 2019 een interessante afweging. De keuze voor uw organisatie objectief maken? Vergeet de business case, want veel van bovenstaande aspecten zijn niet in financiële waarde uit te drukken. Een middagje sparren met een onafhankelijk adviseur over uw specifieke situatie levert doorgaans meer bruikbare inzichten op.
