Microsoft neemt strengere maatregelen tegen OneDrive-accounts zonder licentie. Vanaf 27 januari wordt anders omgegaan met gedeelde accounts of accounts zonder toegewezen licentie. Zo stopt de gratis ondersteuning van deze accounts voor cloud-opslag.
Adviesbureau BeSharp Experts uit het Nederlandse Badhoevedorp waarschuwt bedrijven dat deze verandering onverwachte kosten kan betekenen. De striktere handhaving van licentievoorwaarden kan uitlopen op blokkades of beperkingen voor accounts zonder licentie.
Na 93 dagen zonder licentie worden accounts gearchiveerd met het oog op het retentiebeleid of een andere juridische bewaarplicht. Daarvoor zijn opslagkosten verschuldigd, tenzij je gearchiveerde accounts verwijdert. Heractivering van gearchiveerde accounts is mogelijk.
Lichtvaardig
BeSharp Experts waarschuwt dat bedrijven niet te lichtvaardig over deze maatregelen moeten denken. De extra kosten kunnen behoorlijk oplopen. Licentiespecialist Kevin Pastor noemt als voorbeeld een it-afdeling die gedeelde accounts beheert voor tijdelijke projecten. Ook personeelszaken of marketing die algemene opslagruimtes gebruiken, moeten op hun tellen passen. En vergeet ongebruikte accounts die blijven bestaan na personeelsverloop niet. Nu deze accounts een geldige licentie nodig hebben, heeft dat een impact op de budgetplanning.
Actie
Licentiespecialist Wim Zuman noemt het van groot belang om actie te ondernemen. ‘Begin met een inventarisatie van alle accounts. Controleer welke actief zijn en een geldige licentie hebben, en verwijder inactieve accounts om onnodige kosten te vermijden. Evalueer vervolgens het licentiegebruik en voorzie gebruikers met toegang tot OneDrive van een geldige licentie. Communiceer binnen je organisatie over de veranderingen en benadruk waarom goed licentiebeheer essentieel is. Te overwegen is om alternatieven zoals gedeelde opslagoplossingen, bijvoorbeeld SharePoint, te gebruiken die mogelijk beter aansluiten bij je behoeften.’
Doorgaan met een OneDrive-account zonder een licentie brengt volgens BeSharp risico’s met zich mee, zoals beveiligings- en nalevingsproblemen. Ook kan snel verwarring en duplicatie van bestanden ontstaan.
Interface
OneDrive ondergaat binnenkort een update met nieuwe functies en een betere interface. Ook de webversie van OneDrive is verbeterd; bestanden zijn sneller te bekijken, bewerken en ordenen, zelfs als je offline bent. Zakelijke gebruikers navigeren makkelijker door grote mappen en kunnen efficiënter filteren. Ook de zoekfunctie is verbeterd. Verbeteringen aan de documentbibliotheek zijn gepland voor medio dit jaar. Ook komt er de mogelijkheid om samenvattingen van vergaderingen rechtstreeks in OneDrive te maken en bestanden naar presentaties te converteren.
