Archiefspecialist Merak krijgt het volledige archiefbeheer van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu (FOD VVVL) toegewezen. Merak zal niet alleen instaan voor het verhuizen en bewaren van de archieven, maar ook voor het scannen en het terugbezorgen van de te raadplegen archiefstukken.
Het contract met de FOD VVVL loopt vanaf oktober 2017 en dat voor een periode van vier jaar. ‘In de loop der jaren heeft deze overheidsdienst een groot archief opgebouwd, in het totaal zo’n 22 km’, zegt Merak-woordvoerder Nicolas Uyttenhove. ‘Nu is hun volledige archief verspreid over verschillende vestigingen, maar in oktober zijn we gestart met het overbrengen van het volledige archief naar, en verdeeld over, onze verschillende opslagcentra.’
Voor zo’n groot archief zijn een goede analyse en een goede voorbereiding cruciaal, zegt Uyttenhove. Niet alleen is het noodzakelijk om de noden en de vragen van de klant te kennen, ook alle essentiële elementen moeten goed in kaart gebracht worden. ‘Hoe moet het archief bewaard worden en wie heeft er toegang? Bovendien is het essentieel om te weten hoe de consultaties van het archief gebeuren. Moeten de stukken bijvoorbeeld fysiek teruggebracht worden of hebben ze liever een door Merak gescande versie van hun document? We hebben al hun vragen in de openbare aanbesteding één voor één beantwoord.’
Met de archiefoperatie bespaart de FOD kostbare ruimte en winnen hun medewerkers heel wat tijd bij het raadplegen van het archief, zegt Marijke De Meerleer, projectleider Digital Office bij de FOD. ‘Hierdoor verloopt ook de dienstverlening aan burgers en bedrijven sneller en vlotter. Het opvragen van gescande documenten geeft onze medewerkers op gelijk welk moment en vanop gelijk welke locatie toegang tot belangrijke informatie. Niet alleen op kantoor, maar ook wanneer ze thuis of vanuit een satellietkantoor werken.’
